Un gestionnaire administratif ou une gestionnaire administrative

Vos missions

Sous l’autorité du directeur, vous assurerez les tâches suivantes :

• L’accompagnement dans l’organisation de la vie professionnelle de l’équipe managériale des services : politique routière (SPR), études et travaux (SET) et du laboratoire routier (SLR)
  • Coordonner les agendas des équipes
  • Prendre les rendez‑vous et mettre à jour les agendas des équipes
• La gestion administrative et le traitement des dossiers :
  • Réceptionner, analyser et transmettre les différentes demandes aux collaborateurs concernés
  • Mettre en forme et diffuser les courriers, notes, procès-verbaux, conventions, arrêtés, invitations…
  • Vérifier la validité et la fiabilité des informations traitées et des documents administratifs
  • Préparer les dossiers pour les instances et les réunions (ordre du jour, préparation de salle, relevés de décisions, …)
  • Mettre à jour les procédures administratives (charte graphique, mise à jour des arrêtés et documents administratifs)
  • Travailler en étroite collaboration avec l’assistante de direction de la DIM (assurer sa suppléance en cas d’absence)
• L’accueil téléphonique
  • Assurer l’accueil physique et téléphonique et orienter les demandes vers les interlocuteurs concernés
  • Apporter un premier niveau d’information des demandes des usagers et des agents de la direction
• Le suivi de l’activité
  • Établir et compléter le suivi des arrivées et départs des courriers, notes, comptes-rendus, …
• Le classement et l’archivage
  • Trier, classer et archiver les documents administratifs et les courriers, notes, comptes-rendus, …
  • Préparer le préarchivage et les bordereaux de suivi ou d’éliminations
• Assurer la gestion administrative et le traitement de Mayenne Ingénierie :
  • Envoi et réception des devis
  • Préparer les dossiers pour les instances et les réunions (ordre du jour, préparation de salle, relevés de décisions, …)
  • Assurer l’accueil physique et téléphonique et orienter les demandes vers les interlocuteurs concernés

Vos compétences

• Connaissance du domaine de l’environnement routier (patrimoine, entretien, exploitation)
• Connaissance du cadre réglementaire et droit appliqué à la voirie
• Maîtriser la rédaction d’actes administratifs
• Polyvalence, disponibilité et adaptabilité
• Sens du travail en équipe
• Autonomie et initiative, rigueur et sens de l’organisation et de l’adaptation
• Capacités d’écoute, de collaboration, de concertation
• Maîtrise des outils bureautiques et aptitude à l’utilisation des logiciels métiers (Airs Délib, espace projet, Prinéo)

Avantages

Sous conditions, possibilité de télétravail jusqu’à 2 jours ; CNAS – Participation employeur prévoyance – Participation employeur mutuelle santé (sous conditions) – Titres restaurants à venir ; accès à l’offre de formations du CNFPT et internes ; association sportive et culturelle ; nombreux événements internes collectifs (olympiades entre agents, échanges conviviaux sur les sites départementaux, ateliers autour de la qualité de vie et des conditions de travail (QVCT), concours ludiques, arbre de Noël…)