Un.e Chargé.e de relation usager.ère (H/F)

Vous êtes chargé.e, sous l'autorité du Responsable de Pôle, de réaliser les missions générales liées aux pôles État-civil selon les priorités définies par le N+1 et conformément à la législation en vigueur et aux exigences liées à l'amélioration continue.

• Assurer les missions d'Officier d'Etat-civil : enregistrement, délivrance et mise à jour d'actes via différents canaux dont COMEDEC, reconnaissance et changement de nom, naissances, changement de prénom, mariages, décès, livrets de famille, transcription de décès, PACS, mentions ;
• Assurer les missions en tant qu'agent.e ayant reçu délégation de signature : légalisation de signature, copie certifiée conforme de documents par une autorité étrangère, signature registres commerciaux, certificat de vie, attestation de domicile, de déménagement, etc... ;
• Gérer les démarches à domicile, dans les établissements spécialisés et hôpitaux ;
• Assister les cérémonies de mariage ;
• Assurer l'indexation des actes.

• Accueillir les usagers, analyser leurs demandes et proposer une solution adaptée à leurs attentes et besoins ;
• Renseigner, orienter et conseiller les usagers en utilisant tous les canaux de communication pour faciliter l'accès à l'ensemble des activités et services ;
• Assurer la promotion des services numériques de la Ville et les orienter pour réaliser les démarches sur le Portail citoyen ICI ;
• Organiser l'affichage, l'actualisation de la documentation de l'espace d'accueil du service et de la signalétique ;
• Mettre à jour des tableaux de bord et de suivi d'activités ;
• Organiser le classement et l'archivage des dossiers et des documents en respectant les procédures ;
• Tenir des plannings et gérer des prises de rendez-vous sur l'outil de gestion dédié ;
• Participer à la mise à jour de la documentation collective ;
• Proposer des améliorations, solutions et ajustement en fonction des réclamations et remarques des usagers pour optimiser le service rendu ;
• Gestion et accessibilité du site (ouverture et fermeture, gestion des archives, gestion des registres de sécurité, etc.).

• Assurer l'accessibilité du site aux usagers et entreprises : ouverture et fermeture du portail général d'entrée, accès aux locaux techniques, etc ;
• Assurer les inscriptions sur les listes électorales ;
• Assurer les remises des clefs pour les salles municipales et fournitures de documents, matériels aux usagers.