UN(E) ASSISTANT.E DE PROJETS (H/F) (Nouvelle fenêtre)

Les principales activités et responsabilités liées au poste sont les suivantes (liste non exhaustive) :

APPUI TRANSVERSAL

Participe à l’organisation de la vie du pôle

• Organisation réunions de pôle, prise de comptes rendus, etc. ;
• Participe à la capitalisation des activités (classement et archivage de documents)
• Appui les activités de communication (mise à jour du site, préparation de documents de communication, etc.) et de suivi évaluation et capitalisation
• Contribue à l'harmonisation des pratiques au sein du pôle
• Met à jour les tableaux de pilotage du pôle (refacturation, feuilles de temps, etc.) et des bases de données existantes.
• Participe aux chantiers internes de l'agence (SI, archivage, contrôle interne, etc.)

Gestion logistique :

• Assure ou appuie l’organisation logistique d’événements spécifiques (missions d’experts, séminaires, missions siège, voyages d’études etc.) en lien avec l’agence de voyage attitrée : préparation des déplacements (billets d’avion, ordre de mission), gestion des relations prestataires (hôtel, repas, services de traduction, …).
• Elaboration des ordres de mission pour les experts et salariés.

Gestion opérationnelle

• Appuie les équipes projet dans la mise en œuvre opérationnelle des projets du pôle : enregistrement / archivage des documents, pilotage des projets, etc. ;
• Appui les équipes projets dans la préparation des contrats de prestation de service et de subvention ;
• Appui les équipes projets à la passation de marché / subvention : préparation des documents, publication, renseignement des tableaux de bord, élaboration des contrats…)
• Appui les équipes projets dans le suivi financier et budgétaire de leurs projets (alimentation des tableaux de bords, appui à l’élaboration des prévisions, clôtures annuelles, appui dans les audits)
• Procède à l’indexation, au classement et à l’archivage de documents ;

Gestion budgétaire et financière :

• Appui les équipes projets dans le suivi financier et budgétaire de leurs projets (alimentation des tableaux de bords, appui à l’élaboration des prévisions, clôtures annuelles, appui dans les audits)
• Vérifie la conformité des pièces justificatives des dépenses des prestataires, des factures et des remboursements liés aux missions d’expertise, suit les avances et leurs soldes ;
• Participe à la vérification des rapports financiers des partenaires et des demandes de préfinancements en collaboration avec les équipes projets ;
• Participe aux reporting internes (prévisions budgétaires et aux clôtures annuelles) ;
• Appui et contribue à la préparation et la réalisation des audits des projets.