UN AGENT ADMINISTRATIF H/F au Bureau des Entrées

Définition

Assurer l’accueil, le traitement administratif des dossiers de patients externes et hospitalisés, en garantissant la fiabilité des données nécessaires à la facturation et à la prise en charge financière, dans le respect des procédures d’identitovigilance et de facturation.

Contexte général de la mission

Le Bureau des Entrées est rattaché à la Direction des Affaires Financières. Il constitue un acteur clé dans l’optimisation des recettes de soins de l’établissement. Proche des services de soins, il contribue à la fluidité des circuits administratifs patients, à la sécurisation du recouvrement et à la gestion des dispenses de soins. La vérification rigoureuse de l'identité du patient est un enjeu majeur: elle permet non seulement de sécuriser la prise en charge administrative et financière, mais aussi de garantir la continuité et la sécurité des soins.

Missions générales

• Accueil physique et téléphonique des patients et de leurs proches dans le respect des règles de confidentialité et de bienveillance.
• Création, vérification et mise à jour des dossiers administratifs: identité, droits sociaux, assurance maladie, mutuelle, complémentaire santé, régime spécifique.
• Vérification de l’identitovigilance: contrôle des documents d’identité et conformité avec les procédures en vigueur.
• Réception et traitement des dossiers de préadmission: hospitalisation, soins externes, consultations.
• Encaissement des frais médicaux (acompte hospitalisation, soins externes, chambre particulière, chambre mortuaire…) et gestion de la caisse.
• Information, orientation et accompagnement des patients dans leurs démarches administratives (ouverture de droits, constitution de dossiers de prise en charge…).
• Coordination avec les services hospitaliers, les secrétariats médicaux et les assistantes sociales pour garantir la fiabilité des données et anticiper les situations à risque.
• Participation au traitement des anomalies de dossiers, en lien avec les équipes facturation.
• Saisie des mouvements (entrées, transferts, sorties) en appui des services, notamment pour les patients transférés.
• Accompagnement et formation des nouveaux agents du Bureau des Entrées: transmission des procédures, tutorat sur les outils informatiques et les bonnes pratiques professionnelles.

Missions complémentaires

• Renforcer l’équipe de back‑office ou de facturation en cas de besoin.
• Polyvalence sur les différents secteurs d’accueil, admissions et urgences.
• Participer aux réunions de service.
• Participer à l’élaboration ou à la mise à jour des procédures d’admission.
• Traiter les différentes requêtes en collaboration avec les responsables de la facturation.

Position hiérarchique

• Directeur des Affaires Financières
• Responsable Bureau des Admissions
• Adjoint des Cadres du Bureau des Admissions

Relations fonctionnelles

• Équipe du Bureau des Entrées
• Patients et leurs représentants
• Services d’hospitalisation et de consultations
• Secrétariats médicaux
• Assistantes sociales
• DRFIP
• Direction Financière
• DIM

Conditions d’exercice du poste

CDD de remplacement de 3 mois possiblement renouvelable.

Temps de travail hebdomadaire: 37h30 (hors pause repas). Pause repas: 45 minutes.

Horaires: du lundi au dimanche selon planning de service.

En fonction des nécessités de service et dans le cadre de la continuité du service public, les agents peuvent être amenés à occuper temporairement d’autres postes à compétence équivalente.