Studio Coordinator

Dpt / Région : Provence Alpes Côte d'Azur, 05, 06, 13, 83, 84, 04

Expérience : NC

Niveau d´étude : NC

Salaire : NC

Permis demandé : Permis NC

Niveau de qualification : NC

Description En tant que Studio Coordinator pour notre bureau parisien, vous êtes avant tout responsable de la gestion et de l'organisation de la vie des employés dans le studio. Vous travaillez en étroite collaboration avec la Senior Operations Manager et la direction pour veiller à ce que nos collaborateurs puissent travailler efficacement et qu'ils se sentent soutenus au quotidien. Chez AREA 17, nous privilégions la bienveillance, la rigueur, le courage, la curiosité et un petit ?truc en plus?, et vous incarnez ces valeurs au quotidien. Dans ce poste, vous fournissez un support direct aux équipes, permettant ainsi d'améliorer l'efficacité et la qualité du travail au sein du studio.

Localisation - Paris 11Type de contrat - CDI

Votre profil : Vous avez de l?expérience dans un poste similaire et vous appréciez travailler en équipe; Vous êtes passioné·e et empathique. Vous partez du principe qu?une communication ouverte et un sourire peuvent vous amener loin, et vous savez qu?avoir une bonne relation avec les gens qui vous entourent est nécessaire pour s?épanouir au travail. Vous avez une forte capacité d'adaptation et aimez résoudre les problèmes. Vous vous épanouissez dans un environnement qui évolue tous les jours, et vous êtes capable d?ajuster vos priorités au fur et à mesure. Vous êtes organisé·e et méticuleux·se et vous utilisez les process en place de manière optimale. Vous êtes proactif·ve et recherchez constamment les opportunités pour améliorer votre environnement. Qu?il s?agisse de grandes ou petites tâches, vous prenez les devants pour accomplir votre travail. Vous savez quand poser des questions, et quand utiliser votre curiosité et votre empathie pour exécuter et parfaire les process en place. Surtout, vous avez l?esprit d?équipe et une excellente capacité à communiquer, en français et en anglais, à l?écrit comme à l?oral.

Missions

En tant que Studio Coordinator, vos responsabilités sont divisées en 3 catégories : Studio Operations, Executive Assistance et People Operations. Vos principales responsabilités seront au niveau des Studio Operations. En plus de la gestion quotidienne de notre studio, vous travaillez en étroite collaboration avec le reste de l?équipe Operations ainsi qu?avec la direction, afin d’apporter une expérience de premier ordre aux employés, candidats et clients.

Studio Operations

• Commande des fournitures de bureau et gestion des stocks (cuisine, bureau, électronique)
• Gestion du calendrier des fournisseurs, y compris la maintenance de routine du studio comme les interventions, réparations, maintenance annuelle de la climatisation, nettoyage des locaux, livraison et enlèvement des fournitures sanitaires
• Accueil et assistance aux visiteurs, réception et distribution du courrier, gestion du standard téléphonique et gestion de la boîte mail générique
• Gestion et suivi administratif des biens de l?entreprise, y compris les abonnements de logiciels, les locations de matériel informatique, les clés, le mobilier, etc.
• Assistance informatique telle que problèmes de connectivité, gestion de l?imprimante et du matériel audiovisuel
• Réservation des déplacements clients et déplacements inter-studios, dans le respect des paramètres budgétaires et en accord avec les politiques de gestion des frais
• Suivi des demandes d?achat dans le respect du budget
• Recherche et veille de fournisseurs en vue de l?amélioration continue des conditions de travail dans le studio, et en fonction des demandes
• Support dans l?organisation des évènements internes et externes, happy hours, anniversaires, etc.
• Suivi et mise à jour des outils opérationnels avec les informations les plus récentes (congés, fermetures du studios, titres, titles, etc.)

Executive Assistance

• Identification des workflows idéaux à la planification et à la gestion des tâches en accord avec chaque membre de la direction
• Lecture proactive des conflits à venir
• Résolution des conflits d'horaires
• Fournir un résumé hebdomadaire/quotidien des priorités
• Apporter une assistance personnelle si nécessaire (notes de frais, objets perdus, ouverture et tri du courrier, équipement informatique, réservation de voyages, etc.)

Recrutement & Onboarding (People Operations)

• Collaboration avec la Senior Operations Manager sur les tâches administratives liées aux RH, comme la mise à jour d?informations sur les différents outils et plateformes, la recherche d?avantages sociaux, l?écriture et l?envoi de questionnaires en interne
• Aide à la préparation de l?onboarding pour les nouveaux employés
• Assistance à la Senior Operations Manager sur l?écriture et l?envoi des communications avec les candidats et/ou internes lors du processus de recrutement

L?équipe Operations s?articule autour de 3 éléments entrelacés et complémentaires ? Business, Talent et Experience. En étroite collaboration les uns avec les autres, notre mission principale est de permettre aux équipes de ?Do great work and live great lives?, agissant en coulisses comme colonne vertébrale à notre activité. Nous abordons notre travail avec une approche centrée sur l?empathie, le savoir-faire et la rigueur.