Standardiste - Office Manager (H/F)
CALQ est une agence d'architecture fondée en 1990 par Jean-Philippe le Bœuf et Emmanuel Quin. Basée à Paris l'agence compte une centaine de collaborateurs, regroupant architectes, architectes d'intérieur, ingénieurs et personnels administratifs. CALQ réalise des opérations de conception et de maitrise d'œuvre d'exécution sur des projets variés tels que les immeubles de bureaux, les espaces commerciaux, les logements, l'hôtellerie de luxe et les équipements publics. Reconnue pour son degré d'exigence et la qualité de ses réalisations, CALQ attache une grande importance à la dimension humaine de ses collaborations.
En lien avec la Direction de l'entreprise, les collaborateurs ainsi que les clients, l'Office Manager a pour missions:- Assurer le secrétariat de la société comprenant l'accueil (clients, fournisseurs, coursiers...), le standard téléphonique, la gestion du courrier (enregistrement, distribution, envois - déplacement quotidien à la poste)
- Réaliser l'accueil des clients dans les salles de réunion, veiller à leur propreté et à leur bon fonctionnement.
- Gérer sous la responsabilité de la Direction l'organisation et l'achat des déplacements des collaborateurs, les achats de petits équipements et l'ensemble des fournitures administratives.
- Prendre en charge sous la responsabilité de la Direction le suivi de services généraux (SAV téléphonique, SAV copieurs, SAV et consommables du parc reprographie etc.)
- Assurer la négociation et le suivi des contrats de prestations pour la maintenance des locaux :
o Négociation et suivi des contrats de prestations (entretien, machines à café, fontaine à eau etc.)
o Gestion des réparations (plombier, serrurier, électricien etc.)
o Veiller à l'extinction des chaudières le vendredi soir à la fin de la journée de travail- Prendre en charge diverses tâches administratives en fonction des besoins de la Direction
- Soutenir l'accueil de nouveaux entrants en lien avec le service RH
o Gestion et remise des clés de l'agence
o Gestion de la flotte de véhicules
Négociation des contrats de location
Gestion des incidents (pannes, accidents etc.)
Gestion des abonnements Parking
o Gestion du parc téléphonique de l'agence
Commande et gestion des téléphones mobiles et cartes SIM
SAV des téléphones (casses, pertes, remplacements)
Gestion de la téléphonie fixe- Prendre en charge l'organisation d'évènements de convivialité et la préparation des dossiers demandés par le service Communication
- Aider ponctuellement l'assistanat technique des chantiers
