Stage - Pilotage de projet – Cartographie, priorisation et optimisation des processus RH

Un stage stratégique au cœur d’une DRH publique en transformation

L’Agence régionale de santé Occitanie pilote la mise en œuvre des politiques de santé sur 13 départements, au service de plus de 6 millions d’habitants.

Au sein de la Direction des Ressources Humaines (800 agents gérés), le pôle Gestion Individualisée (11 collaborateurs) assure la gestion des processus structurants : recrutement, carrière, rémunération, paie, discipline, temps de travail.

Le pôle est composé de 2 responsables fonctionnels et 8 gestionnaires, aux expertises complémentaires, intervenant sur l’ensemble des actes de gestion RH. Le ou la stagiaire sera pleinement intégré(e) à cette équipe en immersion complète, au plus près des réalités opérationnelles.

L’équipe fonctionne dans un esprit de solidarité, de bienveillance et d’entraide, avec une forte cohésion collective. L’exigence professionnelle s’y conjugue avec une ambiance de travail conviviale, où l’humour et l’intelligence collective occupent une place importante.

Dans un contexte de réorganisation récent, la Direction souhaite engager une démarche structurée de cartographie et d’optimisation des processus.

Ce stage constitue un véritable projet de transformation organisationnelle, avec des livrables stratégiques et une autonomie réelle.

Il offre également une immersion complète au sein d’une DRH publique, confrontée à des enjeux juridiques, budgétaires, sociaux et managériaux complexes. Le ou la stagiaire bénéficiera d’une vision transversale du fonctionnement RH d’une administration d’État déconcentrée et de ses interactions avec les directions métiers, l’agence comptable et les services ministériels.

Description du poste

Votre mission : Appui à la conception, structuration et déploiement d’un projet de performance organisationnelle au sein du pôle gestion individualisé

Encadré(e) et accompagné(e) étroitement par le Responsable de pôle, vous participerez au pilotage d’une démarche complète articulée autour de trois séquences : cadrage – diagnostic – priorisation / plan d’actions.

Tout au long du stage, vous bénéficierez d’un accompagnement structuré, de points d’étape réguliers et d’un appui méthodologique vous permettant de monter en compétence progressivement, tout en disposant d’une autonomie réelle dans la conduite des travaux.

Cadrage stratégique et méthodologie de projet

En début de stage, vous aiderez à élaborer :

• Une note de cadrage du projet
• Un rétroplanning détaillé sur 6 mois
• L’identification des jalons et livrables intermédiaires
• Une méthodologie d’analyse partagée avec l’équipe

Vous mobiliserez des outils d’analyse stratégique et organisationnelle :

• Analyse SWOT du pôle (forces, faiblesses, opportunités, risques)
• Cartographie des parties prenantes
• Matrice d’impacts et de criticité
• Identification des risques juridiques, budgétaires et sociaux

La démarche s’inscrira dans une logique de gestion de projet rigoureuse et structurée.

Diagnostic et cartographie des processus

Vous conduirez une analyse approfondie des processus du pôle :

• Recensement et classification des processus existants
• Conduite d’entretiens avec les gestionnaires
• Identification des acteurs, outils et interfaces internes et externes
• Formalisation des flux sous forme de logigrammes
• Analyse des doublons, points de blocage et dépendances critiques

Une matrice de criticité permettra de hiérarchiser les processus selon :

• Niveau de risque juridique
• Sensibilité sociale
• Volume d’activité
• Complexité organisationnelle

Priorisation et plan d’actions opérationnel

Sur la base du diagnostic, vous proposerez :

• Un plan d’actions hiérarchisé et séquencé
• Des mesures de simplification des circuits
• Une clarification des rôles
• La sécurisation des étapes sensibles
• Une standardisation des pratiques
• Une analyse d’opportunité pour la mise en place d’un dispositif de type guichet unique / ticketing RH

Les Recommandations devront être argumentées, réalistes et adaptées aux contraintes d’une administration publique.

Livrables attendus

• Note de cadrage et rétroplanning
• Cartographie globale des processus du pôle
• Fiches processus formalisées
• Matrice de priorisation des risques
• Plan d’actions stratégique et opérationnel
• Proposition méthodologique pour pérenniser la démarche

Une restitution pourra être organisée devant la Direction des Ressources Humaines.