Stage - Assistant(e) Chargé(e) Qualité et Opérations (H/F)

MISSIONS

Mission principale : Au cur de l'équipe Qualité, Opérations et sous la responsabilité du Responsable qualité et opérations, vous participerez activement à la réussite de l’activité de Simplon.. Votre mission consistera à fluidifier et contribuer à la conformité réglementaire du parcours des candidats . De la préparation administrative en amont au suivi en temps réel des apprenant-es, jusqu'au traitement des données et documents de fin de formation, vous découvrirez toutes les facettes de la gestion de projets dans un environnement dynamique et exigeant.

Principales activités :

Gestion administrative :

• Organiser les documents administratifs liés au parcours de l’apprenant-e
• Rédiger et transmettre les convocations des temps de la formation pour les apprenant-es et les différents intervenants via nos outils dédiés.
• Saisir et mettre à jour les données et résultats dans nos logiciels de gestion interne.
• Maintenir et enrichir notre vivier de partenaires par domaine et par zone géographique.
• Participer à l'archivage numérique et physique des dossiers de clôture d’une formation pour garantir la conformité réglementaire.
• Contribuer à la rédaction ou à la mise à jour des procédures administratives de l'équipe.

Soutien opérationnel et gestion logistique :

• Préparer la logistique matérielle (salles, équipements) ainsi que les dossiers des apprenant-es (fichiers de présence, et supports).
• Gérer la collecte et la distribution des documents nécessaires tout au long du parcours.
• Compiler les documents, préparer les envois de documents nécessaires au parcours de formation et maintenir à jour les espaces numériques utilisés.
• Mettre à jour les tableaux de bord et identifier les suivis particuliers à réaliser (ex: anomalies, absences).
• Assurer un premier niveau de réponse (téléphone, mail) aux questions logistiques des intervenant-es et des apprenant-es.
• Signaler les anomalies matérielles, les dysfonctionnements techniques ou les ruptures de stocks au Responsable qualité et opérations.

Participation à des projets d’améliorations :

• Identifier les axes d'amélioration, d'optimisation, les risques d'erreurs, et proposer des solutions concrètes.
• Créer, harmoniser ou mettre à jour les documents de référence de l'équipe (modes opératoires, guides pratiques, checklists, trames de communication) pour sécuriser et faciliter les futures opérations.

Déménagement