Stage - Assistant.e Administratif Subventions - H/F
Votre rôle
Au sein de notre équipe Admin Advenir / Logivolt de Paris, votre rôle consistera à aider l’équipe en place dans la constitution des dossiers de subvention et financement.
L’équipe, actuellement composée de 4 personnes rattachées au Responsable Administratif, pilote entre 300 et 400 dossiers par mois.
Notre Assistant.e Administratif aura un rôle à jouer dans la préparation, transmission et récupération des documents signés par le client, la mise à jour des dossiers dans notre CRM et la clôture d’un dossier de prime sur la plateforme.
Les missions
- Soumission d'attestations sur l’honneur aux clients pour signature électronique via Docusign
- Récupération des documents signés, centralisation sur Salesforce
- Mise à jour des statuts des dossiers de prime sur Salesforce
- Dépôt sur la plateforme des documents requis
- Clôture d’un dossier de prime sur la plateforme
- Reporting / Data cleaning sur le CRM (Salesforce)
Ce poste est fait pour vous si :
Nous recherchons un profil rigoureux et très organisé qui ne se laisse pas déborder facilement. Toujours désireux d’apprendre et de progresser. Vous préparez un diplôme Bac+2 à Bac+3 dans le domaine administratif ou équivalent. Vos compétences : Aisance avec les outils informatiques, la connaissance de Salesforce est un plus. Force de proposition : Vous savez repérer les faiblesses organisationnelles et savez/aimez proposer et mettre en place des solutions et process d’amélioration. Prise d’initiative : Vous n’attendez pas que l’on vous dise quoi faire et savez avancer dans votre travail en toute autonomie. Le savoir-être : Rigueur, organisation et méthodologie. Fort esprit d’équipe et sens du collectif. Discrétion et respect absolu de la confidentialité. À l’aise dans un environnement open space.
Ce que nous avons à vous offrir
- Une organisation flexible : jusqu’à 3 jours de télétravail par semaine pour favoriser l’équilibre entre vie pro et perso
- Des espaces de travail agréables et bien situés, avec un accès facilité aux transports et aux services
- Remboursement à 100% des abonnements de transports en commun
- Carte Swile pour profiter de la multitude de bonnes adresses qui nous entourent
- Accès à la plateforme “Leeto” de notre CSE permettant de bénéficier de nombreuses offres culturelles, sportives…
- Une vie d’entreprise dynamique et engagée : afterworks, activités sportives (foot, escalade, course à pied…) via notre communauté “Ze bouge”. Possibilité de s’engager sur des projets à impact (fresques du climat et de la mobilité, actions solidaires…)
Les prochaines étapes
- Entretien RH : Ce premier échange avec notre équipe RH a pour objectif de valider l'adéquation de votre parcours académique et de vos motivations avec les valeurs de l'entreprise et les exigences du poste.
- Entretien Opérationnel (Manager) : Vous rencontrerez le manager opérationnel. Cette étape est dédiée à l'évaluation approfondie de vos compétences liées aux missions proposées et à la discussion de votre approche sur la gestion administrative.
- Échange Final : Le processus se conclura par une rencontre avec notre Head of Back Office. Cet entretien vise à confirmer votre intégration potentielle au sein de l'équipe et votre compréhension des enjeux stratégiques du service.