Stage assistant administratif formation H/F

Stage assistant administratif formation H/F

Stage d’une durée de 2 mois au sein du service formation.

Responsabilités

• Il participe au recueil annuel des besoins de formation collectifs et individuels.
• Il compile ces éléments dans le plan prévisionnel de formation annuel.
• Il met à jour le tableau du plan de développement des compétences tout au long de l’année.
• Il identifie et sélectionne les salles de formation.
• Il coordonne la logistique des journées de formation : transport, hôtel, repas.
• Il envoie les convocations aux participants.
• Il renseigne les salariés sur les questions relatives aux dispositifs de formations internes ou externes (CPF, Transition professionnelle, VAE, Bilan de compétences).
• Il centralise les feuilles d’émargement, les attestations de formation, les évaluations «à chaud» des participants.
• Il collecte, contrôle et traite les notes de frais des collaborateurs en formation en partenariat avec le service comptabilité.
• Il suit les frais liés à l’organisation de la formation et met à jour le tableau de suivi des dépenses formation : rapprochement des devis et des factures, validation des factures en lien avec le service comptabilité.
• Il constitue les dossiers de formation individuels et les archive.
• Il gère l’indemnisation du temps de trajet.
• Il gère les primes formations.
• Il gère l’accès E-learning des fonctions support.
• Il gère les factures Coupa.

Qualifications

• Étudiant(e) en ressources humaines, gestion, administration ou école de commerce.
• Intérêt marqué pour la formation, la gestion administrative et les enjeux RH.
• Organisé(e), rigoureux(se) et attentif(ve) aux détails (gestion de données, suivi de documents, contrôle de factures).
• À l’aise avec les outils bureautiques, notamment Excel (reporting, suivi budgétaire, tableaux de bord).
• Capable de gérer plusieurs tâches en parallèle et de prioriser dans un environnement dynamique.
• Bonnes compétences relationnelles, à l’aise à l’oral comme à l’écrit (échanges avec salariés, prestataires, équipes internes).
• Sens du service et capacité à accompagner les collaborateurs sur leurs demandes formation.
• Esprit d’équipe et capacité à collaborer avec différents interlocuteurs (RH, comptabilité, prestataires).
• Autonome, proactif(ve) et force de proposition dans l’amélioration des process.
• Capacité d’analyse et appétence pour les chiffres (suivi d’activité, budget formation).
• Discrétion et respect de la confidentialité des données RH.

À compétences égales, tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.