SPR 42 - Assistant.e d'administration générale (H/F)

Groupe RIFSEEP: 2

Vos activités principales

• gestion de l'agenda (version papier et électronique) du secrétaire général (SG)
• préparation des dossiers du SG
• correspondant informatique du service informatique de la préfecture (SIDSIC)
• suivi budgétaire sous-préfecture (hors frais représentation): suivi carte achat, préparation des factures, vérification des relevés reçus par la banque, frais de déplacements et de missions
• suivi de proximité RH
• appui au SG pour les actions de gestion courante du service (coordination des congés…)
• rédaction de courriers et courriels
• accueil physique et accueil téléphonique
• gestion de la réservation des salles de réunion et du planning du véhicule de service
• suppléance ponctuelle de la secrétaire du sous-préfet lors des absences ou congés
• suppléance ponctuelle pour la gestion de la boîte fonctionnelle (absence ou congés du titulaire)
• gestion des affaires réservées (suivi courriers à caractère sensible)

Votre environnement professionnel

Activités du service

Administration générale

Composition et effectifs du service: 2 cat. C

Liaisons hiérarchiques

Liens direct avec le secrétaire général et le sous-préfet.

Liaisons fonctionnelles

Ensemble des cadres de la sous-préfecture, préfecture, mairies, services de police, directions départementales interministérielles et autres services de l’État.

Conditions particulières d'exercice

Sujétions / Contraintes

• Discrétion/ réactivité/ capacité à s’organiser
• Organisation des congés ou des absences à anticiper en lien avec le secrétariat du secrétaire général ou de l’agent chargé d’accueil.
• Télétravail à discuter en fonction impératif du service (limite d’1j/semaine)

Qui contacter

Le sous-préfet de Roanne:

Le secrétaire général:

Profil recherché

Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques

• Connaître l'environnement professionnel - niveau pratique - requis
• Avoir des compétences en informatique - bureautique - niveau pratique - requis
• Avoir des compétences budgétaires et comptables - niveau pratique - requis

Savoir-faire

• Savoir travailler en équipe - niveau pratique - requis
• Savoir s'organiser - niveau maîtrise - requis
• Savoir rédiger - niveau pratique - requis

Savoir-être

• Savoir accueillir - niveau maîtrise - requis
• Savoir s'exprimer oralement - niveau pratique - requis
• Avoir le sens des relations humaines - niveau maîtrise - requis

Présentation de Préfecture de la Loire

Préfecture de la Loire