SPR 42 - Assistant.e d'administration générale

SPR 42 - Assistant.e d'administration générale

Description du poste

Vos activités principales :

• Gestion de l'agenda (papier et électronique) du secrétaire général (SG)
• Préparation des dossiers du SG
• Correspondant informatique du service informatique de la préfecture (SIDSIC)
• Suivi budgétaire sous-préfecture (hors frais représentation) : suivi carte achat, préparation des factures, vérification des relevés reçus par la banque, frais de déplacements et de missions
• Suivi de proximité RH
• Appui au SG pour les actions de gestion courante du service (coordination des congés)
• Rédaction de courriers et courriels
• Accueil physique et accueil téléphonique
• Gestion de la réservation des salles de réunion et du planning du véhicule de service
• Suppléance ponctuelle de la secrétaire du sous-préfet lors des absences ou congés
• Suppléance ponctuelle pour la gestion de la boîte fonctionnelle (absence ou congés du titulaire)
• Gestion des affaires réservées (suivi courriers à caractère sensible)

Votre environnement professionnel : Administration générale, en lien direct avec le secrétaire général et le sous-préfet, et avec les cadres de la sous-préfecture, préfecture, mairies, services de police, directions départementales interministérielles et autres services de l’État.

Conditions particulières d'exercice

• Discrétion, réactivité, capacité à s’organiser
• Organisation des congés ou des absences à anticiper en lien avec le secrétariat du secrétaire général ou de l’agent chargé d’accueil
• Télétravail à discuter en fonction impératif du service (limite d’un jour par semaine)

Descriptif du profil recherché

Compétences techniques

• Connaissance de l'environnement professionnel – niveau pratique – requis
• Compétences en informatique – bureautique – niveau pratique – requis
• Compétences budgétaires et comptables – niveau pratique – requis

Savoir-faire

• Savoir travailler en équipe – niveau pratique – requis
• Savoir s'organiser – niveau maîtrise – requis
• Savoir rédiger – niveau pratique – requis

Savoir-être

• Savoir accueillir – niveau maîtrise – requis
• Savoir s'exprimer oralement – niveau pratique – requis
• Avoir le sens des relations humaines – niveau maîtrise – requis