Site Project Assistant
The site assistant is representing "GT" on the site and is as such loyal to and
represents GT's interests.
Below, the site assistant fields of responsibility, functions and authority are listed.
Quick list (not limited to below tasks):
Required language skills:
French and English (do not need to be fluent, but understandable).
Logistic. In corporation with Shipping Coordinator (SiC) in Hedehusene to keep track on expected deliveries, and their storage on site. Secure official papers are made and filed correctly. Direct contact to forwarders, secure claim procedures are used when receiving goods and organize an overview of equipment related to packing list.
Register RockSHE events, in collaboration with Site Safety Coordinator (SSC).
Register site hours in RockSHE on monthly basis
Organize, keep track of, and correctly save documents generated in French language or having been translated to French language
Secure site documents are correctly saved on project server (SharePoint)
Preparing site access for workers, organizing safety training and permission through the Site Safety Coordinator (SSC)
Organize containers (office, social, storage) for contractors in collaboration with the contracting companies
Site introduction for new people on site
Organize the GT office containers and secure all facilities are functioning as intended and are well maintained
Organize housekeeping in site village and waste separation management.
Organize coffee, tea, fruit, water etc. in site village kitchen (that facilities and supplies are there)
Assist with local purchases. Including being contact point for RW-F purchase to follow up on goods received, update status via BasWare/Alusta etc.
Be main point of contact for the GT rental car arrangements
Assist with minor travel arrangements, medical checks (if needed).
Register invoices in ALUSTA, cooperation with account department RW-F
Participation in project Oobeya meeting with factory - registration of tasks in SharePoint
Registration of tasks on Snagging List
Rattaché(e) hiérarchiquement au responsable du projet de Group Technology, les missions seront les suivantes :
•Assurer le support administratif du site : Gestion des courriers, emailings, appels téléphoniques et accueil des visiteurs. Organisation logistique des réunions, déplacements et événements relatifs au projet JEDI.
•Gérer la documentation et les bases de données internes : Classer, archiver et tenir à jour les documents réglementaires, contrats et procédures. Maintenir la conformité documentaire du site.
•Coordonner les actions de communication interne : Diffuser les informations clés aux équipes. Préparer et mettre à jour les supports de communication (intranet, affichages).
•Contribuer au suivi des indicateurs de performance du site: Collecte et mise en forme des données pour reporting mensuel. Participation au suivi des plans d'action qualité, sécurité, environnement.
•Assurer le rôle de facilitateur entre les différents services Garantir la fluidité des échanges d'informations. Soutenir les équipes dans leurs demandes transverses.
Profil recherché :
•Vous êtes diplômé(e) d'un Bac+2 minimum en gestion administrative, assistant de direction ou équivalent. Une expérience 2 à 3 ans dans un poste administratif, idéalement en environnement industriel ou sur projet technique sera apprécié.
•Vous maîtrisez les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et êtes à l'aise pour apprendre de nouveaux logiciels de suivi de projet.
•Vous êtes organisé(e) et rigoureux(se), capable de gérer les priorités et de suivre plusieurs tâches simultanément.
•Vous êtes respectueux(se) des règles et consignes sécurité, qualité et environnement/énergie.
•Votre autonomie, votre esprit d'équipe et votre implication seront de véritables atouts pour ce poste.
•Vous communiquez avec aisance, aussi bien à l'écrit qu'à l'oral, et savez travailler efficacement en équipe, en français et anglais.