SGAR 33 : Assistant(e) du Secrétaire Général pour les Affaires Régionales et des deux adjoints (H/F)

Vos activités principales

L’assistant(e) du SGAR est responsable de missions qui lui sont propres.

Secrétariat particulier du SGAR et de ses deux adjoints

• Gérer les agendas et planifier les rendez‑vous
• Préparer les dossiers papier quotidiens en fonction de l’agenda
• Suivre et traiter la boîte fonctionnelle
• Traiter les parapheurs entrants et sortants
• Suivre le courrier réservé
• Organiser les CODIR SGAR
• Organiser et suivre le calendrier des bilatérales du SGAR avec les directions régionales
• Organiser des déplacements
• Réserver des billets de train et d’hôtel via l’application CHORUS DT, puis établir les états de frais au retour
• Établir les notes de frais (dépenses de cartes achat)
• Mettre à jour des annuaires
• Apporter son aide à la Direction Régionale aux Droits des Femmes et à l’égalité (envoi de mail, préparation et suivi de parapheurs)
• Aider à la préparation des pré‑CAR et CAR (comité d’administration régionale)
• Former les nouvelles secrétaires pour qu’elles puissent assurer l’intérim du poste
• Organiser les visites de courtoisie le cas échéant

Avec la cheffe de cabinet, elle participe au suivi des dossiers du préfet de région (réunion hebdomadaire agenda avec le cabinet du préfet, préparation du tableau de suivi, respect des échéances). Elle doit également déposer ces dossiers dans la journée ou avant 17h30 au cabinet du préfet, à tour de rôle avec les deux autres assistants.

Placée sous l’autorité hiérarchique du SGAR et de ses deux adjoints et sous l’autorité fonctionnelle de la cheffe de cabinet, l’assistante du SGAR fait partie d’un pôle d’assistants composé de trois personnes au total. Ce pôle a été constitué afin de consolider l’organisation du service et la polyvalence.

• L’accueil physique des interlocuteurs internes ou externes
• Le courrier arrivé et départ
• Les publications au recueil des actes administratifs

En cas de besoin, le SGAR et ses adjoints peuvent solliciter la/le titulaire du poste sur d’autres missions nécessaires au service.

Votre environnement professionnel

Activité du service

Le SGAR coordonne et anime les actions des services régionaux de l’État et veille à l’articulation de celles‑ci avec celles des préfectures de département. Il coordonne également l’organisation et la mise en œuvre des fonctions mutualisées des services de l’État en région.

Composition et effectifs du service

Le Secrétariat général pour les affaires régionales (environ 90 agents) est composé de trois délégations régionales (droit des femmes et égalité, information stratégique et sécurité économique, accompagnement régional des armées), de deux pôles (politiques publiques, modernisation et moyens) et d’un cabinet.

Liaisons hiérarchiques

Le SGARLes deux adjoints au SGAR

Liaisons fonctionnelles

Cheffe de cabinet, directions régionales, préfres de département, conseil régional, collectivités, chambres consulaires.

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Groupe RIFSEEP : 1

Disponibilité, confidentialité

Les locaux sont accessibles en transport en commun. Un restaurant administratif et une crèche se situent à proximité.

Régime horaire du poste

38 heures 30 par semaine (7h42 par jour) qui génère 27 jours de congés annuels (hors fractionnement) et 18 jours de RTT. Vous êtes éligible à l’action sociale du ministère de l’intérieur et de la fonction publique d’État qui ouvre droit en fonction de votre situation à des places en crèche, CESU, logement, etc.

Qui contacter

Jeanne FONTAINE, cheffe de cabinet

Profil recherché

Connaissances techniques

• Avoir des compétences en informatique - bureautique : niveau maîtrise - requis
• Connaître l'environnement professionnel : niveau maîtrise - à acquérir
• Avoir des compétences juridiques : niveau pratique - à acquérir

Savoir-faire

• Savoir s'organiser : niveau maîtrise - requis
• Savoir travailler en équipe : niveau maîtrise - requis
• Savoir analyser : niveau maîtrise - requis

Savoir-être

• Avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise - requis
• Savoir accueillir : niveau maîtrise - requis
• Savoir s'adapter : niveau maîtrise - requis

Vos perspectives

Ce poste d’assistant(e) de direction doit permettre d’évoluer vers des postes de responsabilités supérieures.

Durée attendue sur le poste

3 ans