SG - Assistant(e) du Secrétaire Général adjoint (H/F)

Localisation administrative et géographique / Affectation

Préfecture du Pas-de-Calais

Secrétariat Général

Rue Ferdinand Buisson

62000 ARRAS

Vos activités principales:

Présentation de la mission:

• Assister le responsable et/ou l'équipe de direction dans l'organisation quotidienne de son travail
• Contribuer au bon déroulement des activités du service

Activités principales:

• Assurer l'accueil physique, téléphonique et par courriel
• Prendre en charge des aspects logistiques de fonction de direction
• Traiter les contacts du responsable: tenue et gestion de l'agenda, des déplacements
• Planifier, organiser et assurer le suivi de réunions
• Prendre des notes et constituer des dossiers administratifs
• Traiter des dossiers ponctuels: rédiger des courriers nominatifs et assurer le suivi d'affaires réservées
• Encadrer, selon les fonctions occupées, une équipe de secrétariat

Conditions particulières d'exercice

Rémunération:

Titulaire selon grille indiciaire

+ Régime RIFSEEP (IFSE: entre 355€ et 945 € brut mensuel / CIA versé une fois dans l’année)

Contractuel: 1.730 € nets mensuel, selon expérience valorisable dans le poste

Temps de travail:

Pour un temps complet: 1607 heures sur l’année avec un choix parmi 4 cycles hebdomadaires (de 36h30 à 38h30 / semaine) - Horaires variables de 7h30 à 18h30 (plage de présence fixe de 9h00 à 16h00)

Pause méridienne minimale de 45 minutes

27 jours de congés annuels (+2 éventuellement en «fractionnement») et 7 à 18 jours de RTT selon le cycle de travail hebdomadaire choisi

Équipement informatique adapté

Autres sujétions:

Restaurant administratif accessible, avec participation financière

• forfait mobilité durable et prise en charge du remboursement domicile/travail à hauteur de 75%;
• lieu de travail desservi par les transports en commun ;
• participation à la complémentaire santé;
• accès à un panel d’offres sociales, culturelles, sportives, à prix réduit, pour vous et votre famille.

Profil recherché

Vos compétences principales mises en œuvre:

Connaissances:

• Environnement administratif, institutionnel et politique
• Bureautique et outils collaboratifs
• Techniques de secrétariat
• Techniques de rédaction administrative
• Classement, archivage

Savoir-faire

• Accueillir une personne, un groupe, du public
• Mettre en forme un document
• Diffuser une information
• Organiser une réunion
• Rendre compte
• Prioriser

Savoir-être

• Sens de l'organisation
• Aisance relationnelle
• Travail en équipe
• Faculté d'adaptation
• Réactivité
• Faire preuve de discrétion
• Être autonome

Votre environnement professionnel:

Activités du service:

Secrétariat Général

Composition et effectifs du service:

2 agents: assistante du secrétaire général (Cat. B) et assistante du secrétaire général adjoint (Cat. C)

Liaisons hiérarchiques:

Le Secrétaire Général et le Secrétaire Général adjoint

Liaisons fonctionnelles:

L'ensemble des services de l'Etat: préfecture (directions) , sous-préfectures, directions départementales interministérielles, SGCD, directions régionales et différents ministères.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions:

Binôme avec l’assistante du Secrétaire Général

ATTRAITS

Diversité des tâches – Vue d'ensemble de la préfecture – Contacts avec l'ensemble des services de la préfecture, de certains services des sous-préfectures et des services déconcentrés, avec les collectivités locales et leurs élus.

CONTRAINTES

Permanence jusque 18h30 (voire plus si besoin) en alternance avec l’assistante du Secrétaire Général.

Assurer les 2 secrétariats et toutes les permanences pendant l’absence de l’assistante du Secrétaire Général.

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