Secretary / Receptionist – Arles

Secrétaire / chargé(e) d’accueil – Arles

Ce poste est à pourvoir dans le cadre du développement de la MDA 13Nord.

Assister l’équipe dans ses missions :

• Organiser les réunions d’orientations cliniques et si besoin les synthèses et autres réunions ;
• Concevoir et rédiger les notes, rapports, comptes rendus, courriers… ;
• Procéder à la tenue des plannings/agendas du médecin coordinateur ;
• Procéder à la tenue des dossiers patients (classement, saisie…).

Assurer l’accueil des jeunes et de leur famille :

• Assurer l’accueil du public physique et téléphonique ;
• Animer l’espace d’accueil, participer à son aménagement et son entretien ;
• Faire le suivi des dossiers des jeunes et de leurs familles accompagnées ;
• Gérer la réception des appels, les rendez-vous ;
• Collecter les données sur les usagers et renseigner les tableaux de bord de suivi, logiciel d’activité ;
• Garantir la confidentialité des informations.

Contribuer à la valorisation de l’activité de la MDA :

• Mettre à jour des données de suivi d’activité de la structure (tableaux de bord, tableaux de résultats…) ;
• Contribuer à l’élaboration du bilan de l’activité d’accueil/soin ;
• Saisir et mettre en forme les documents.

Secrétariat administratif :

• Assurer des tâches administratives selon les besoins de la MDA ;
• Concevoir et rédiger les notes, rapports, comptes rendus, courriers… ;
• Suivre l’état des stocks, identifier les besoins en approvisionnement et établir les commandes avec la secrétaire de direction.

Compétences souhaitées

• Utilisation d’outils bureautiques (traitement de texte, tableur, PowerPoint…) et informatiques (internet) ;
• Technique de secrétariat ;
• Rédaction de courriers ;
• Prises de notes et rédaction de comptes-rendus ;
• Méthode de classement et d’archivage ;
• Accueil du public ;
• Disponibilité à l’autre ;
• Travail en équipe et en réseau pluridisciplinaire et multi-partenarial ;
• Repérage, hiérarchisation et gestion des urgences ;
• Prise du recul ;
• Polyvalence et réactivité ;
• Créativité, dynamisme ;
• Ouverture d’esprit et force de propositions ;

Formations et diplômes

Bac Pro à bac+3

Liens hierarchiques

Sous la responsabilité de la coordinatrice de l’antenne de Vitrolles.

Lieu d'intervention / Secteur

Poste basé à Arles. Déplacement possibles sur les autres antennes.

Horaires et présence

Mi-temps, (19h30 hebdomadaire) et 12 jours de RTT :3 après-midis de 14h à 19h et 1 matinée.

Prise de fonction

Rémunération

Statut non-cadre convention 1966, reprise de l’expérience possible.