Secrétariat préfet/directeur de cabinet
Domaine et métier
Direction et pilotage des politiques publiques - Assistante / Assistant de direction
Intitulé du poste
Secrétariat préfet/directeur de cabinet
Description du poste
Gérer l’agenda du préfet et du directeur de cabinet, leurs déplacements, les demandes d’audience, et assurer le filtrage des interlocuteurs du préfet et du directeur de cabinet.
Constituer pour le préfet et le directeur de cabinet, pour chaque rendez‑vous, un dossier complet, et s’assurer qu’un itinéraire est défini avec le responsable du pôle chauffeur.
Assurer l’accueil physique et téléphonique des rendez‑vous du préfet et du directeur de cabinet.
Rédiger des courriers relevant des affaires réservées, traiter des dossiers ponctuels et assurer le suivi des affaires réservées.
Gérer les aspects protocolaires concernant certaines réceptions/repas (invitations, plans de table/noms).
Monter ponctuellement des réunions pour le préfet et le directeur de cabinet.
Conditions particulières d'exercice
Fonctionnement en brigade pour assurer une continuité de service de 07 h 15 à 19 h 15 et au-delà lors des visites ministérielles ou périodes de gestion de crise. Permanences lors des visites ministérielles ou périodes de gestion de crise, disponibilité, discrétion, rigueur, diplomatie, et fonctionnement polyvalent du «pool» secrétariat particulier.
Compétences attendues
- Connaissances techniques: connaître l'environnement professionnel – niveau maîtrise requis.
- Compétences informatiques/bureautique – niveau maîtrise requis.
- Savoir‑faire: travailler en équipe – niveau maîtrise requis.
- Savoir rédiger – niveau pratique requis.
- Avoir l'esprit de synthèse – niveau pratique requis.
- Savoir s’organiser – niveau pratique requis.
- Savoir‑être: sens des relations humaines – niveau maîtrise requis.
- Savoir accueillir – niveau maîtrise requis.
- Savoir s’exprimer oralement – niveau maîtrise requis.
- Savoir communiquer – niveau pratique requis.
Documents à transmettre
L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire.
Lieu d’affectation
Préfecture d'Ille-et‑Vilaine - 81 boulevard d'Armorique – 35026 Rennes Cedex 9
Personne à contacter (mail)
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#J-18808-Ljbffr