SECRETARIAT PARTICULIER DU SECRETAIRE GENERAL ET DIRECTEUR SGCD

SECRETARIAT PARTICULIER DU SECRETAIRE GENERAL ET DIRECTEUR SGCD

Fonction publique d'État, catégorie C (employé). Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels.

Description du poste

Responsabilités principales :

• Mise à jour permanente et suivi de l'agenda de la secrétaire générale et du directeur du SGCD.
• Organisation des déplacements et des réunions de la secrétaire générale et du directeur du SGCD.
• Réponse aux appels téléphoniques et aux messages électroniques pour le compte de la secrétaire générale et du directeur du SGCD.
• Suivi des outils de reporting interne.
• Suivi des parapheurs entrants et sortants, notamment ceux signalés « urgents ».
• Accueil physique des rendez‑vous de la secrétaire générale et du directeur du SGCD.
• Réservation des salles de réunion et organisation de visio ou audioconférences.
• Réception et traitement des dossiers de réunion, archivage ou destruction le cas échéant.
• Commande de fournitures au profit de la secrétaire générale et du directeur du SGCD.

Sur sollicitation directe de la secrétaire générale ou du directeur du SGCD, le titulaire du poste pourra aussi :

• Rédiger des courriers ou comptes‑rendus de réunions.
• Appuyer les directions ou services dans le montage de réunions, la constitution de dossiers ou la signature de documents urgents.
• Préparer des dossiers ou assurer le montage de réunions.
• Assurer, en cas de vacance, l'intérim ou le soutien ponctuel des fonctions de secrétariat particulier du préfet ou de la directrice de cabinet.

Ces missions ne sont pas télétravaillables.

Conditions particulières d'exercice

Réactivité, disponibilité, loyauté, discrétion absolue, maîtrise de soi.

Environnement professionnel

Contact quotidien avec l'ensemble des directions et services partenaires de la secrétaire générale et du directeur du SGCD : corps préfectoral, directions de préfecture, services du SGCD, DDI, DREAL, ARS, SGAR, directions ministérielles selon dossiers concernés.

Profil recherché

• Connaissance de l'environnement professionnel – niveau pratique.
• Compétences en informatique/bureautique – niveau maîtrise.
• Capacité à organiser – niveau maîtrise.
• Savoir rédiger – niveau pratique.
• Savoir travailler en équipe – niveau maîtrise.
• Savoir s'organiser – niveau maîtrise.
• Sens des relations humaines – niveau maîtrise.
• Savoir accueillir – niveau pratique.
• Savoir s'exprimer oralement – niveau pratique.

Conditions administratives

Pour les fonctionnaires, les candidatures requièrent un état des services établi par le service RH, le dernier arrêté de situation administrative, les trois derniers bulletins de salaire et les trois derniers entretiens professionnels.

Pour les personnes n'ayant pas la qualité de fonctionnaire, il faut une copie du CNI, le dernier contrat de travail et les trois derniers bulletins de salaire.

Information de contact

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