Secrétariat particulier du secrétaire général de la préfecture (H/F)

Contexte

Groupe RIFSEEP: groupe 1

Responsabilités

• Gestion du programme du secrétaire général (agendas, audiences, déplacements, missions)
• Accueil téléphonique et physique (filtrage)
• Suivi des frais de réception et de mission pour le secrétaire général
• Suivi et gestion de l’envoi des vœux de fin d’année
• Assistance du secrétaire général dans ses missions spécifiques (préparation des dossiers, organisations de réunions, courriers et rapports)
• Gestion des invitations du secrétaire général
• Classement des dossiers particuliers du secrétaire général
• Suppléance du secrétariat du préfet et du directeur de cabinet

Environnement professionnel

Activité du service : Assistance du secrétaire général pour l’organisation matérielle de ses missions quotidiennes.

Composition et effectifs du service : 4 A – 2 B.

Liaisons hiérarchiques : Le secrétaire général – le secrétariat préfectoral – l’ensemble des services de la préfecture et des sous-préfectures d’arrondissements.

Liaisons fonctionnelles :

• Externe : Élus, collectivités, tous les services de l’État et cabinets ministériels
• Interne : Directions de la Préfecture, le corps préfectoral

Conditions particulières d'exercice

• Discrétion – disponibilité – réactivité – horaires atypiques
• Maîtrise des outils de gestion (agenda électronique) et des outils bureautiques (tableur, texte, base de données – publipostage)
• Connaissance du fonctionnement des services de la Préfecture, DDI et de l’organisation territoriale (niveau départemental, régional et national)
• Indemnité au titre des sujétions permanentes

Contact

M. le secrétaire général : –

Mme la cheffe du bureau des ressources humaines : –

Application

Pour candidater, il convient de compléter le formulaire de mobilité que vous trouverez en suivant le lien :

Profil recherché

• Connaissances techniques
  • Maîtrise en informatique / bureautique
  • Connaissance de l'environnement professionnel
• Savoir-faire
  • Savoir s'organiser
  • Savoir travailler en équipe
  • Savoir rédiger
• Savoir-être
  • Savoir accueillir
  • Savoir s'exprimer oralement
  • Savoir s'adapter
  • Avoir le sens des relations humaines

Perspectives

Occuper un poste de même niveau de responsabilités dans une structure plus importante.

Présentation de Préfecture du Gers

Préfecture du Gers