Secrétariat particulier du préfet de région Hauts-de-France, préfet du Nord
Identifiant (email, de type )
Mots clés (ex : Gestionnaire des Ressources Humaines Paris)
Secrétariat particulier du préfet de région Hauts-de-France, préfet du Nord
Description du poste
Fonction publique d'Etat
Catégorie B (profession intermédiaire)
Nature de l'emploi
Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels
Domaine et métier
Direction et pilotage des politiques publiques - Assistante / Assistant de direction
Type de poste
Statut du poste
Intitulé du poste
Secrétariat particulier du préfet de région Hauts-de-France, préfet du Nord
Description du poste
Vos activités principales :
Gestion des agendas, avec autonomie et discernement:
- - demandes de rendez-vous, audiences ou réunions internes et externes
- - demandes de rendez-vous privés
- - participation à la réunion hebdomadaire avec les membres du corps préfectoral du département chaque lundi
- - participation aux réunions des membres du corps préfectoral lillois, 3 fois par semaine
- - suivi de la mise à jour du tableau des commandes des dossiers pour les audiences
- - saisir et mise à jour dans le logiciel OBM, le tableau audiences et déplacements
- - organisation de réunions périodiques avec le conseil régional, les directeurs régionaux, les directeurs départementaux, le président du conseil départemental, le président de la MEL
- - établissement du programme hebdomadaire des réceptions:
- - établissement des notes de commande des repas
- - plans de table, menus, étiquettes de table
- - établissement du programme hebdomadaire des déplacements:
- - préparation des programme des chauffeurs, gestion des modifications de dernière heure
- - réservation des déplacements en train et réservation de nuitée d’hôtel puis établissements et suivi des bons de commandes, établissement des fiches de remboursement des frais de déplacements
- - gestion des appels:
- - filtrage des communications
- - redirection sur les interlocuteurs adéquats
- - appels internes ou externes sur demande des autorités
- - gestion en fonction de l’urgence des demandes
- - invitations à des réunions, déjeuners et réceptions: transmission aux autorités pour décision et réponses
- - diffusion des informations reçues aux membres du corps préfectoral
- - dossiers: ajouts de dernière minute
- - mise à jour du tableau des congés des membres du corps préfectoral
- - accueil des invités (installation et café)
- - achats de fleurs, cadeaux de départs
- - suivi des évaluations des membres du corps préfectoral
- - suppléance des secrétariats des membres du corps préfectoral: mise en forme de documents, impression pour signature et envoi ou impression pour constitution des dossiers pour les audiences et les réunions
Votre environnement professionnel :
Activités du service :
Les missions du cabinet: relations avec les élus, élections, sécurité intérieure, décorations, affaires réservées, communication interministérielle, visites officielles / protocole / cérémonie, garage
Composition et effectifs du service :
2 agents au secrétariat particulier du préfet et 2 au secrétariat du directeur de cabinet, 4 bureaux et le garage, les secrétariats, soit 80 agents au cabinet du préfet
Liaisons hiérarchiques :
Le préfet
Liaisons fonctionnelles :
Le préfet, le directeur de cabinet, le directeur adjoint de cabinet et le personnel de la résidence de M. le préfet, élus, cabinets ministériels, directions régionales et départementales
Conditions particulières d'exercice
Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :
Amplitude horaire: de 8 h 30 à 19 h 00, en brigade et permanence ponctuelle en fonction des événements.
Place de stationnement.
Les avantages :
- - Restaurant administratif sur place
- - Forfait mobilité durable
- - Prise en charge du remboursement du transport domicile/travail à hauteur de 75%
- - Lieu de travail desservi par les transports en commun et accessible à pied depuis la gare
- - Position centrale en plein cœur de la ville de Lille
- - Possibilité d’obtenir une place prioritaire en crèche
- - Participation à la complémentaire santé
- - Accès à un large de choix de formations
- - Nombreuses offres sociales, culturelles, sportives, à prix réduit
Descriptif du profil recherché
Connaissances techniques :
- - Connaître l'environnement professionnel : Niveau maîtrise requis
- - Avoir des compétences en informatique - bureautique : Niveau maîtrise requis
Savoir-faire :
- -Savoir s'organiser : Niveau maîtrise requis
- -Savoir travailler en équipe : Niveau maîtrise requis
- - Savoir analyser : Niveau maîtrise requis
- -Savoir rédiger : Niveau pratique requis
- -Avoir l'esprit de synthèse : Niveau pratique requis
Savoir être :
- - Avoir le sens des relations humaines : Niveau maîtrise requis
- -Savoir s'adapter : Niveau maîtrise requis
- - Savoir s’exprimer oralement : Niveau maîtrise requis
- - Savoir communiquer : Niveau maîtrise requis
- -Savoir accueillir : Niveau maîtrise requis
Informations complémentaires
Informations complémentaires
Préfecture de région, 2 rue Jacquemars Giélée – 59039 LILLE CEDEX
La grande ouverture de ce poste et les compétences relationnelles acquises permettent d’évoluer vers tous types de métiers.
Emploi(s) type / Code(s) fiche de l’emploi-type:
M. le Directeur de cabinet -
Liste des pièces requises pour déposer une candidature
Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à cette adresse :
Fondement juridique du recrutement
2° de l'article L331-2
(Anciennement 2° de l'article 4)
Localisation du poste
Localisation du poste
Préfecture de région, 2 rue Jacquemars Giélée – 59039 LILLE CEDEX
- Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels
- Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels
- Préfecture des Alpes-de-Haute-Provence, Direction du cabinet - 8 rue Dr Romieu 04000 Digne-les-Bains
- Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels