Secrétariat IFSI, IFAS, IFAP

Centre hospitalier de la Haute Gironde (Blaye)

Secrétariat IFSI, IFAS, IFAP

Date de limite de candidatures: 31 juillet 2026

Offre

Contrat: CDD

Poste proposé: Secrétariat IFSI, IFAS, IFAP

Description du poste

• Assurer le secrétariat de l'IFAS-IFA et le suivi de la scolarité des élèves.
• Appliquer les procédures de sélection d'entrée en formation aide-soignante, ambulancier.
• Appliquer les procédures de diplomation de la formation aide-soignante, ambulancier.
• Entretenir les liens entre élèves, formateurs et direction concernant la gestion administrative des dossiers des instituts.

Exigences statutaires

• BTS Assistant de Direction / Assistant Manager souhaité.
• Baccalauréat professionnel ou technologique en gestion administrative souhaité ou équivalant.
• Expérience professionnelle en gestion administrative attendue.

Horaires et organisation du travail

• Temps de travail : 100 %.
• Rythme de travail : 5 jours sur 7.
• Amplitudes horaires : sur la base de 35 h hebdomadaires.

Niveau de responsabilité et liens hiérarchiques

• Directeur des soins, coordonnateur général des activités de formation IFSI/IFAS/IFAP/FC du Centre Hospitalier de Libourne.
• Cadre supérieur de santé, adjoint à la directrice.
• Cadre de santé en charge de la coordination pédagogique.
• Travail en lien avec la coordination administrative.

Missions générales et activités

• Accueil physique et téléphonique des apprenants et du public.
• Gestion du courrier des instituts : réception et traitement.
• Gestion du secrétariat : traitement et suivi de la messagerie électronique, suivi et traitement des commandes (fournitures, matériel).
• Gestion de la scolarité des apprenants : instruction des dossiers de rentrée, suivi des assiduités, élaboration et suivi des stages (conventions, indemnités, tenues, ordres de mission), inscriptions sur les plateformes (France Travail, Roméo, Transition Pro, Solstiss), suivi des dossiers de demande de bourses, présentation des dossiers aux jurys de diplomation.
• Gestion des sélections d'entrée en formation : instruction des dossiers de candidatures, gestion des admissions, suivi des listes (principale et complémentaire).
• Politique qualité, gestion des risques : respect du classement et gestion documentaire, respect de la politique qualité de l'établissement.
• Missions ponctuelles : participation à l'entraide entre les instituts, aux journées d'accueil, portes ouvertes, salons des métiers, démarche de certification.

Aptitudes requises

• Excellente présentation, discrétion et respect du secret professionnel, sens de la communication et de l'accueil, adaptation et intégration, organisation, méthodique et respect des échéances, autonomie, capacité à faire du reporting, ponctualité, rigueur, réactivité, logique, dynamisme, sens des priorités, sens du travail en équipe, esprit de synthèse.
• Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook), connaissance ou capacité d'apprentissage rapide des logiciels métiers et plateformes (Berger Levrault, Odessa, Kairos, Roméo, Solstiss), qualité rédactionnelle.
• Connaissance de la réglementation de la formation, des sélections et des référentiels de formation infirmière, aide-soignante, auxiliaire de puériculture (souhaitées).

Valeurs professionnelles

• Sens de la responsabilité, écoute, loyauté, exemplarité.

Contact

Personne à contacter : COURRET SANDRINE MME

Tél :

Courriel :

Centre hospitalier de la Haute Gironde

97 rue de l'hôpital B.P.90

33394 Blaye