SECRETARIAT GENERAL - Direction générale des services H/F

Assurer le secrétariat de la Direction Générale des Services.Apporter une assistance permanente au Directeur Général des Services (DGS) en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi des dossiers ; l’objectif étant d’assurer le bon fonctionnement des projets mis en place par la collectivité.

ACTIVITÉS/TÂCHES RELATIVES AU POSTE

Organiser la vie professionnelle du DGSOrganiser les déplacements du DGSEffectuer les prises de Rdv et gérer le planning du DGSOrganiser et planifier des réunions (réunions d’orientation, bureaux exécutifs,...)Recevoir, filtrer et transmettre les communications téléphoniquesRenseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétentAssurer le secrétariat et la gestion des dossiers relatifs à la directionAssurer des tâches de secrétariat courantRéaliser et mettre en forme des travaux de bureautiqueSuivre et contrôler les circuits et procédures inhérents à la collectivitéOrganiser et mettre en œuvre le classement/archivage de la directionSuivre les projets et activités de la directionUtiliser au quotidien les logiciels liés aux actes administratifs (Webdelib, Agglodelib, i-delibre) et aux courriers (Kolok)Élaborer les Plannings d’astreintes des Élus, des Cadres et des Services Techniques. Transmettre le guide aux élus et informer les autorités (Préfecture, Police, Gendarmerie, TGI, SDIS, Police Municipale) par courrier. Préparer et fournir les attestations et autorisations diverses demandées par les citoyens (intempéries, arrêtés loteries, déclaration de piégeage, déménagement à l’étranger, médailles d’honneur du travail-)Gérer la diffusion de l’information relative aux alertes météoRédiger les ordres du jour en concertation avec le Directeur Général des Services (Réunions des directeurs, réunions d’orientation, bureau exécutif de l’agglomération,-)Respecter les délais de transmission de documents avant la réunionAider les directions dans l’utilisation de Webdelib et AgglodelibAssurer la préparation, la gestion et le suivi des Conseils Municipaux (CM) et Communautaires (CC) (l’ordre du jour des Commissions des Finances, de l’Administration Générale et des Ressources Humaines, etc..., convocations, envoi des dossiers, compte-rendu, -)Préparer les dossiers pour la Commission des Finances (Maire/Président, Directeur général des services)Assister aux séances des Conseils (CM et CC), prendre les votes, des notes et réaliser le compte rendu et le procès-verbalGénérer les délibérations suite aux Conseils pour transmission au contrôle de légalité de la Préfecture de façon dématérialiséeTransmettre les délibérations, arrêtés et décisions à la Préfecture via le logiciel spécifique et gérer les retoursCentraliser les arrêtés et décisions du Maire/Président, les enregistrer et en assurer le suivi. Tenir le registre des actes (sauf pour la DRH, les actes temporaires de la voirie et de la Police Municipale)Centraliser les délégations de fonction et signature suite à l’installation d’un nouveau Conseil Municipal ou Communautaire.Elaborer les plannings des conseils municipaux et communautaires et des commissions des finances Gérer la régie de recettes pour les photocopiesAssurer la gestion et le suivi financier de la directionMettre en œuvre le budget de la direction (prévisions, engagements, suivi des crédits,-)Mettre en œuvre les procédures réglementaires et juridiques relatives au fonctionnement de la collectivité (arrêtés, décisions, délibérations)Gestion des congés (DGD – LEADER - Secrétariat)