Secrétariat général de Direction

Direction générale des servicesRecrutement par voie statutaire ou contrat (CDD)

DIRECTION: Direction générale des services

Positionnement hiérarchique : Sous la responsabilité duDirecteur Général des Services.Missions définies, suivies et évaluées par le Directeur Général

Assurer le secrétariat de la Direction Générale des Services.Apporter une assistance permanente au Directeur Général des Services (DGS) en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi des dossiers ; l’objectif étant d’assurer le bon fonctionnement des projets mis en place par la collectivité.

• Organiser la vie professionnelle du DGS
• Organiser les déplacements du DGS
• Effectuer les prises de Rdv et gérer le planning du DGS
• Organiser et planifier des réunions (réunions d’orientation, bureaux exécutifs,...)
• Recevoir, filtrer et transmettre les communications téléphoniques
• Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
• Assurer le secrétariat et la gestion des dossiers relatifs à la direction
• Assurer des tâches de secrétariat courant
• Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique
• Suivre et contrôler les circuits et procédures inhérents à la collectivité
• Organiser et mettre en œuvre le classement/archivage de la direction
• Suivre les projets et activités de la direction
• Utiliser au quotidien les logiciels liés aux actes administratifs (Webdelib, Agglodelib, i-delibre) et aux courriers (Kolok)
• Élaborer les Plannings d’astreintes des Élus, des Cadres et des Services Techniques. Transmettre le guide aux élus et informer
• Préparer et fournir les attestations et autorisations diverses demandées par les citoyens (intempéries, arrêtés loteries, déclaration de piégeage, déménagement à l’étranger, médailles d’honneur du travail…)
• Gérer la diffusion de l’information relative aux alertes météo
• Rédiger les ordres du jour en concertation avec le Directeur Général des Services (Réunions des directeurs, réunions d’orientation, bureau exécutif de l’agglomération,…)
• Respecter les délais de transmission de documents avant la réunion
• Aider les directions dans l’utilisation de Webdelib et Agglodelib
• Assurer la préparation, la gestion et le suivi des Conseils Municipaux (CM) et Communautaires (CC) (l’ordre du jour des Commissions des Finances, de l’Administration Générale et des Ressources Humaines, etc..., convocations, envoi des dossiers, compte-rendu, …)

• Préparer les dossiers pour la Commission des Finances (Maire/Président, Directeur général des services)
• Assister aux séances des Conseils (CM et CC), prendre les votes, des notes et réaliser le compte rendu et le procès-verbal
• Générer les délibérations suite aux Conseils pour transmission au contrôle de légalité de la Préfecture de façon dématérialisée
• Transmettre les délibérations, arrêtés et décisions à la Préfecture via le logiciel spécifique et gérer les retours
• Centraliser les arrêtés et décisions du Maire/Président, les enregistrer et en assurer le suivi. Tenir le registre des actes (sauf
• Centraliser les délégations de fonction et signature suite à l’installation d’un nouveau Conseil Municipal ou Communautaire.
• Elaborer les plannings des conseils municipaux et communautaires et des commissions des finances
• Gérer la régie de recettes pour les photocopies
• Assurer la gestion et le suivi financier de la direction
• Mettre en œuvre le budget de la direction (prévisions, engagements, suivi des crédits,…)
• Mettre en œuvre les procédures réglementaires et juridiques relatives au fonctionnement de la collectivité (arrêtés, décisions,

Horaires réguliers : Temps complet du lundi au vendredi Temps de travail: 35H/semaine

Travail de jour : Oui Travail de nuit : Non

Travail de week end : Non Astreintes : Non

Date de clôture des candidatures : 03/10/2026Poste à pourvoir au en janvier 2027

Matériel, moyens nécessaires:Matériel informatique, logiciels fournis

Tenue de service et/ou équipements de protection individuelle (EPI): Non

Risques liés au poste: Travail sur écran supérieur à 4 heures par jour

Conditions particulières : Cet emploi nécessite une étroite collaboration avec son supérieur hiérarchique.Participation aux séances du Conseil Municipal et du Conseil Communautaire.

• Travail en bureau
• Secrétariat à titre exclusif avec des obligations spéciales en matières d’horaires en fonction des obligations du service relatives aux Conseils Municipaux et Communautaires
• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité