Secrétariat et suivi comptable (H/F)

RADIO ALBIGÈS

FICHE DE POSTE - Secrétariat et suivi comptable

Missions principales

Sous l'autorité de la direction et en lien avec l'équipe salariée, les bénévoles, le Conseil d'administration et les partenaires de l'association, la personne recrutée assure le suivi administratif, comptable et financier de Radio Albigès et contribue au bon fonctionnement général de la structure.

1. Administration générale et vie associative

Assurer l'accueil téléphonique et physique de la radio ;

orienter les demandes du public, des partenaires, des adhérent-es et des bénévoles ;

Gérer la boîte mail générale de l'association et le courrier ;

Gérer le suivi administratif avec les prestataires, fournisseurs, partenaires et organismes extérieurs ;

Assurer le classement, l'archivage et la mise à jour des documents administratifs ;

Veiller au respect des échéances administratives (contrats, conventions, assurances, abonnements et déclarations diverses) ;

Gestion des adhésions et de la vie associative :

Suivre la gestion administrative des adhésions : enregistrement, suivi, renouvellements et mise à jour du fichier des adhérent-es ; le suivi des cotisations et des règlements associés ;

Participer aux campagnes d'adhésion et de réadhésion ; produire et mettre à jour les listes d'adhérent-es nécessaires au fonctionnement de l'association et à l'organisation des Assemblées générales ;

Préparer les réunions internes, les Conseils d'administration et les Assemblées générales ;

Rédiger, diffuser et archiver les comptes rendus de réunion ;

Effectuer les démarches administratives nécessaires à la tenue des événements (occupation de l'espace public, autorisations, débits de boissons, etc.).

2. Gestion financière et recherche de financements

Constituer les dossiers de demande de subvention en autonomie ou en collaboration avec l'équipe ;

Assurer le suivi administratif des conventions de financement ; Suivre les échéances de versement et les obligations liées aux financements obtenus ;

Participer à la rédaction des bilans qualitatifs et financiers destinés aux partenaires et financeurs ;

Participer au suivi budgétaire des actions financées.

3. Comptabilité et gestion

Réceptionner, vérifier, classer et archiver les pièces comptables ; Réaliser les rapprochements bancaires ;

Saisir les écritures comptables sur le logiciel EWinfic (Fiducial) ;

Établir les devis et les factures en lien avec l'activité de la radio ;

Assurer le suivi des règlements, des encaissements et, si nécessaire, des relances ;

Effectuer les virements liés à l'activité de l'association ;

Assurer le suivi de la trésorerie ;

Préparer et transmettre au cabinet comptable les éléments nécessaires à l'établissement des bulletins de paie (heures réalisées, congés, arrêts de travail et autres informations nécessaires) ;

Assurer le suivi administratif des congés, absences et arrêts de travail ;

Participer à la préparation des comptes annuels et des documents financiers ;

Participer à l'élaboration et au suivi du budget de l'association ;

Participer à la rédaction du bilan financier annuel.

Compétences et qualités attendues :

Maîtrise des outils bureautiques et numériques ;

Connaissances en gestion administrative, comptable et associative ;

Connaissance du fonctionnement associatif et de ses instances ;

Capacités rédactionnelles et organisationnelles ;

Rigueur, autonomie;

Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité ;

Aptitude au travail en équipe et à la polyvalence ;

Intérêt pour la vie associative, l'éducation populaire, la culture et les médias de proximité.

Temps de Travail et Conditions

CDD à termes imprécis, 20H / Semaine. (Remplacement Longue Maladie)

Rémunération: Selon profil et expérience,

Entretiens possibles 20 21 22 juillet.