Secrétariat en service de prévention et santé au travail F/H

Métier

Assistanat secrétariat - secrétariat

Type de contrat

Titulaire ou CDI

Service d'affectation

Service de prévention et santé au travail

Présentation du service

Le GHU Henri-Mondor dispose d’un service de prévention et santé au travail dans chacun de ses sites, notamment l’hôpital Henri-Mondor. Il est composé d’une équipe pluridisciplinaire pour répondre aux exigences réglementaires en termes de prévention et santé des professionnels hospitaliers (médicaux et non médicaux) de l’établissement.

Vos missions

• Accueil physique et téléphonique.
• Traitement et orientation des demandes reçues par mail.
• Travail de planification et tâches de secrétariat courant : classement, courriers, rapports, documents spécifiques, archivage etc… dont en particulier l’envoi des convocations aux RDV médicaux et infirmiers.
• Gestion des agendas des médecins du travail (planification et organisation des consultations, réunions, formations, …) et du service (congés).
• Gestion des dossiers médicaux des agents et saisie des données sur le logiciel Chimed.
• Recueil, saisie et extraction de données pour les études statistiques en lien avec l’activité du service (rapport d’activité, épidémies, activités, accidents du travail, maladies professionnelles…).
• Rédaction de notes, informations, affichages, rapports, en lien avec les médecins du travail et/ou les infirmier(e)s.
• Organisation et gestion de la base documentaire.

Missions administratives/logistiques complémentaires :

• Gestion des demandes courantes pour le bon fonctionnement du service : commandes de matériel via NSI Gestion principalement (fournitures de bureau en particulier), demandes d’intervention des services techniques et informatiques, …
• Transmission (copie mensuelle) des résultats dosimétriques au responsable de la radioprotection.
• Réalisation de courses diverses dans l’établissement (courrier, commandes, laboratoires, lingerie, pharmacie…).
• En l’absence du médecin du travail et de façon coordonnée avec l’infirmier(e), orientation des agents selon les procédures validées avec le médecin du travail.

Profil recherché

Qualités professionnelles attendues

• Respect absolu du secret professionnel : discrétion, confidentialité (respect du secret médical).
• Qualités relationnelles et d'écoute, sens de l'accueil.
• Rigueur, méthode et sens de l'organisation.
• Disponibilité et réactivité : capacité de priorisation et d'adaptation aux situations et demandes.
• Capacités de communication adaptée avec l'ensemble des acteurs hospitaliers (agents, médecins, directeurs, représentants des instances…).
• Sens du travail en équipe pluridisciplinaire.
• Dynamisme et force de proposition dans son domaine de compétences.

Connaissances associées

• Connaissances informatiques développées : Word, Power Point, Excel, recherche documentaire informatique.
• Connaissance du logiciel Chimed serait un plus mais formation assurée si nécessaire.
• Connaissances spécifiques à la santé au travail, protection sociale, risques professionnels, pathologies professionnelles.