Secrétariat de direction (H/F)

RIFSEEP: 1Code emploi type: ADM005ACode RIME: FP2ADM04Code RMFP: ERDIR022

Vos activités principales

Secrétariat

• Aider à l’organisation du travail de direction
• Gérer l’agenda de la direction
• Planifier, organiser et assurer le suivi de réunions
• Prendre des notes et rédiger des compte-rendus
• Traiter des dossiers ponctuels et assurer leur suivi
• Tenir à jour le registre des tampons du SGCD
• Gérer le courrier et les parapheurs du SGCD

Gestion des frais de déplacement des agents du SGCD

• Traiter les frais de déplacement (CHORUS-DT)

Contribution à l'alimentation et la mise à jour du site intranet

• Mettre à jour l'annuaire du SGCD sur l'intranet

ADR (délivrance des cartes professionnelles)

• Assurer les missions d'ADR

Missions polyvalentes: appui au SRH

• Appui aux missions du bureau service des ressources humaines (appui aux gestionnaires sur certaines missions telles que suivi des candidatures spontanées, mise à jour de la CVthèque, etc.)

Le Secrétariat Général Commun du Bas-Rhin est un service déconcentré de l’Etat en charge des fonctions support de la préfecture du Bas-Rhin et des trois directions interministérielles des territoires, de la protection des populations, et de cohésion sociale de l’insertion du travail et de l’emploi. Les missions du SGCD couvrent l’ensemble des fonctions RH, informatiques, comptables, logistiques, immobilières, et de relations au public (hors communication). Ces missions constituent le socle du fonctionnement des services dont le périmètre servi atteint le millier d’agents sur des implantations multiples; Préfecture, Hôtel du Préfet, sous préfectures, cité administrative et autres sites externes.

Liaisons hiérarchiques

• Poste sans management
• Sous l’autorité du directeur et des directeurs adjoints du SGCD

Liaisons fonctionnelles

• Secrétariat du SG de la préfecture, préfecture, directeurs de préfectures et DDI, chefs de services, tous agents du SGC

Conditions particulières d'exercice

Compétences techniques

• Avoir des compétences en informatique-bureautique (niveau maîtrise requis)
• Connaître l'environnement professionnel (niveau maîtrise requis)

Savoir-faire

• Savoir travailler en équipe (niveau maîtrise requis)
• Avoir l'esprit de synthèse (niveau initié requis)
• Savoir s'organiser (niveau maîtrise requis)

Savoir être

• Avoir le sens des relations humaines (niveau maîtrise requis)
• Savoir s'adapter (niveau maîtrise à acquérir)

Durée attendue sur le poste: 3 ans