SECRÉTARIAT DE DIRECTION ET DES RESSOURCES HUMAINES (H/F)

Terre d'Émeraude Communauté recrute un(e) Assistant(e) administratif/tive : poste partagé 50 % auprès du Secrétariat Général et 50 % auprès des Ressources Humaines. Sous l'autorité de l'Adjointe à la DGS pour la partie secrétariat de Direction et de la DRH pour la partie Ressources Humaines.

MISSION PRINCIPALE DU POSTE :
Assurer les tâches de secrétariat courant et le soutien administratif de la Direction pour garantir le bon fonctionnement et l'efficacité de la Communauté de Communes + Participer à la mise en œuvre de la politique des ressources humaines de la collectivité.

ACTIVITÉS PRINCIPALES DU POSTE :

*** SECRÉTARIAT DE DIRECTION
Secrétariat courant : en alternance avec les autres agents du service
- Standard téléphonique
- Accueil physique
- Gestion des courriels
- Gestions du courrier entrant et sortant
- Mise à jour des bases de données et des annuaires de la collectivité.
Gestion des Assemblées :
- Préparation des dossiers de séances et des ordres du jour
- Envoi des convocations
- Assister aux réunions (Conseil communautaire, Conférence des Maires, etc.) et accueillir les participants
- Transmission au contrôle de légalité
- Mise à jour et tenue des registres
- Prise de note et rédaction du compte rendu sommaire et des Procès-verbaux de séances
- Suivi du caractère exécutoire des délibérations
Missions référentes :
- Suivi des invitations et de l'agenda du Président et de la DGS
- Préparation des dossiers de direction
- Mise en forme de courrier
- Suivi des parapheurs

*** SERVICE RESSOURCES HUMAINES
Maladie :
- Gestion et suivi des dossiers maladie : élaboration des attestations d'indemnités journalières (IJ), et contrôle et suivi des remboursements de la CPAM et de l'assureur statutaire
- Intégration des IJ en paie au plus tard le 10 du mois et enregistrement du suivi dans le tableau, puis transmission de l'information aux gestionnaires RH
- Organisation des visites médicales régulières
- Déclaration à l'assurance statutaire, et suivi des dossiers
- Actualisation des arrivées et des départs auprès de la médecine préventive
- En cas d'absence des gestionnaires, déclaration des accidents de travail
- Prise de RDV auprès d'un médecin agréé ou de la médecine préventive dans le cadre d'un temps partiel thérapeutique, d'un retour suite à absence longue. en lien avec les gestionnaires RH
Recrutement :
- Elaboration des fiches de recrutement en lien avec la DRH et les responsables de service
- Mise en ligne des annonces sur Emploi Territorial, France Travail et transmission au service Communication pour site internet, post facebook .
- Assurer la suppression des annonces une fois le recrutement effectué
- Enregistrement et suivi des candidatures
- Organisation des jurys de recrutement (convocation, réservation de salle, confirmation au jury .)
- Réponses aux candidats non retenus : candidatures spontanées et candidats non retenus avec ou sans entretien
- Suivi de la boîte mail recrutement
Stagiaires :
- Vérification et mise en signature des conventions de stage
- Transmission des demandes de stages aux responsables de service puis réponse en conséquence
Gestion administrative :
- suivi de la boîte mail RH en collaboration avec les gestionnaires RH
- Participer à l'élaboration du Rapport Social Unique, pour la partie absentéisme
- Assurer une veille réglementaire et technique

CONDITIONS DE TRAVAIL ET DE RÉMUNÉRATION :
Poste à temps complet : 37 heures avec 12 jours de RTT sur 4,5 jours
l'agent intervient à 50 % sur le service RH et 50 % au secrétariat de direction
recrutement statutaire ou CDD de 1 an renouvelable
Lieu de travail : Siège de Terre d'Émeraude Communauté
Rémunération : statutaire + régime indemnitaire et, après 6 mois d'ancienneté, avantages sociaux et tickets restaurant
Adjoint Administratif - catégorie C

CANDIDATURE :
Lettre de motivation manuscrite + CV détaillé
recrutement@terredemeraude.fr