Secrétariat accueil - MDS Cézanne H/F

Overview

Le Département des Hautes-Alpes recherche un(e) Secrétariat accueil au sein de la MDS de Gap-Cézanne. Pour l'ensemble des missions exercé en Agence Territoriale.

Responsabilités

• Accueil téléphonique et physique du public : généraliste, spécifique et dans le cadre de l'Accueil Social Inconditionnel de Proximité.
• Écoute, information, orientation de 1er niveau ;
• Conseil et assistance aux usagers ;
• Prise de messages et rendez-vous ;
• Gestion du courrier « arrivée et départ » ;
• Remplacements ponctuels possibles au sein de l'équipe de secrétariat de la Maison Des Solidarités ou de l'Agence Territoriale ;
• En fonction des besoins, aide à la complétude des dossiers administratifs.
• Secrétariat en Maison Des Solidarités et en Agence Territoriale : gestion administrative des dossiers papiers et informatisés des usagers ; prise de notes, mise en forme des rapports dans le respect de la charte graphique.
• Gestion administrative d'une ou plusieurs thématiques spécifiques (Enfance, Autonomie, Insertion, vulnérabilité) : saisie dans SOLIS et participation aux évolutions du logiciel métier ; participation à l'organisation des différentes instances ; gestion d'un tableau de bord, des échéanciers, des statistiques et de l'archivage des documents validés notamment dans le cadre du RGPD.
• Contribution à la formation des professionnels : accueil et accompagnement des stagiaires.
• Participation au groupe de travail des secrétaires : harmonisation des procédures ; gestion des relations avec le public.