Secrétariat accueil – MDS Cézanne

Cadre d'emploi : Adjoints administratifs territoriaux

Catégorie : C

Nombre de postes à pourvoir : 1

Pôle : Pôle Cohésion Sociale et Solidarités

Direction : Direction des Solidarités en Territoire

Unité d’affectation : Agence Territoriale de la Cohésion Sociale Gap-Drac-Buëch

Rémunération : RIFSEEP : Classification / Cotation : C2

Poste à pourvoir le : 01/10/2026

Type d’offre : Offre d'emploi

Référence de l’offre : i128-PT00212

• Contact recrutement : Service Recrutement, Formation et Evolutions Professionnelles

Maison des solidarités de Gap “Cézanne”RUE ERNEST CEZANNE05000GAP

Le Département des Hautes-Alpes regroupe aujourd'hui plus d'un millier d'agents territoriaux au service du département et de ses citoyens. Il recrute régulièrement des collaboratrices et collaborateurs pour améliorer la qualité du service rendu aux Haut-Alpins.

Le Département des Hautes-Alpes recherche un(e) Secrétariat accueil au sein de la MDS de Gap-Cézanne.

Activités et missions

Pour l’ensemble des missions exercé en Agence Territoriale: Accueil téléphonique et physique du public : généraliste, spécifique et dans le cadre de l’Accueil Social Inconditionnel de Proximité

• Écoute, information, orientation, de 1er niveau
• Conseil et assistance aux usagers
• Prise de messages et rendez‑vous
• Gestion du courrier « arrivée et départ »
• Remplacements ponctuels possibles au sein de l’équipe de secrétariat de la Maison Des Solidarités ou de l’Agence Territoriale
• En fonction des besoins, aide à la complétude des dossiers administratifs

• Gestion administrative des dossiers papiers et informatisés des usagers
• Prise de notes, mise en forme des rapports dans le respect de la charte graphique

Gestion d’une ou plusieurs thématiques spécifiques (Enfance, Autonomie, Insertion, vulnérabilité)

• Saisir dans SOLIS et participer aux évolutions du logiciel métier
• Participer à l’organisation des différentes instances
• Gérer un tableau de bord, les échéanciers, les statistiques et l’archivage des documents validés notamment dans le cadre du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD)

• Accueil et accompagnement des stagiaires

• Harmonisation des procédures
• Gestion des relations avec le public

• Horaires de travail variables : amplitude journalière 7h30-18h30
• Tickets restaurant : valeur faciale 7€ – (60% pris en charge par l’employeur soit 4,20€) par jour entier travaillé
• Participation prévoyance et mutuelle santé (Contrats collectifs)
• Action sociale : collectivité adhérente au CNAS (équivalent d’un comité d’entreprise qui propose de nombreuses prestations au personnel du Département, dont les chèques vacances)
• Amicale du personnel

Spécificités du poste / conditions d’exercice

Conditions et Contraintes d’exercice :

• Organisation du temps de travail : Référence aux différents règlements en vigueur
• Règlement des usages numériques
• Règlement des usages véhicules
• Temps de travail : Règlement Modernisation du Temps de Travail (MOT) et délibération n°7602

Formation à l’habilitation électrique : Non

Formation à la conduite d’engins : Non

Formations spécifiques en lien avec le métier exercé.

Risques Professionnels : Renvoi Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels (DUERP) de la Collectivité

Unité de travail : Maisons des solidarités

Règlement Habillement et Équipements de Protection Individuel (EPI) : Non

Obligation de port de vêtements et équipements de protection individuelle (EPI) : Non

Prérequis (formations, diplômes, permis)

• Permis de conduire : B
• Baccalauréat professionnel ou général ou niveau
• Spécialisation ou expérience en secrétariat
• Formation aux premiers secours souhaitées (SST, GQS, PSC…)

Expérience

Accueil de public / Secrétariat

Compétences

• Bureautique : Niveau Requis : Maîtrisé (EXCEL, WORD, POWERPOINT)
• Application métier : Solis / I-parapheur
• Bonne maîtrise du pack OFFICE et de la navigation sur internet et suite collaborative Outlook (messagerie, intranet)
• Capacité à se former sur de nouveaux logiciels informatiques
• Bonne connaissance des procédures des dispositifs et de l’organisation de l’institution
• Rigueur et sens de la méthode
• Grande discrétion
• Esprit d’initiative
• Disponibilité horaire
• Aptitude et intérêt aux relations humaines, qualité d’écoute et de contact, sens des relations notamment avec les publics en difficultés
• Capacité de travail en équipe