Secrétaire / secrétaire de direction — H/F

RECHERCHE UN/UNE SECRETAIRE

VOS MISSIONS :

• Assurer le secrétariat et exécute des actes administratifs courants.

Accueil et communication

• Gérer l’accueil physique en informant et en orientant le public
• Gérer le standard téléphonique et filtrer les appels.
• Gérer les agendas et organiser les rendez-vous.
• Effectuer le tri, l’enregistrement, la distribution, et l’affranchissement du courrier.

Organisation administrative

• Concevoir, saisir et mettre en forme les courriers et autres documents (compte-rendu, notes d’information,…) et les diffuser aux personnes concernées.
• Classer et archiver les documents.
• Instruire et suivre des dossiers professionnels (cartes carburant, constructions, assurance, sorties, formations,…) dans les délais impartis.
• Etablir les commandes de fournitures et vérifier la conformité des livraisons en optimisant les coûts.
• Planifier les repas du service ou de l’établissement.
• Accueillir les stagiaires/contrats aidés et procéder à leur apprentissage des activités de secrétariat.

Gestion et facturation

• Gestion du dossier administratif unique de l’usager.
• Demander les prises en charge auprès des organismes
• Effectuer les déclarations auprès des organismes.
• Réaliser la facturation
• Transports : Gérer le planning des départs en week-end et des transports et commander les transports nécessaires
• Ouvrir et renouveler les dossiers MDPH et aides sociales et alerter de leur renouvellement proche
• Répondre aux enquêtes des différents partenaires institutionnels
• Effectuer les indicateurs de suivi mensuels et les états trimestriels et les communiquer aux partenaires institutionnels

Pour Poste à pourvoir dès possible