Secrétaire polyvalente - Service de Santé Étudiante H/F

Overview

En tant que secrétaire polyvalente au Service de Santé Étudiante, vous assurez à 50 % un secrétariat médico-social de proximité et à 50 % un secrétariat de direction, en soutenant l'activité de l'équipe pluridisciplinaire et de la direction du service.

Responsabilités

• Accueil, information et orientation : accueillir les étudiants en présentiel, gérer les appels téléphoniques, orienter vers les professionnels adaptés, organiser la mise en file dans les agendas et veiller à la mise à disposition des documentations.
• Secrétariat médico-psycho-social : répondre aux courriers et appels, gérer les relances, organiser les rendez-vous individuels, recueillir les pièces des dossiers, assurer la gestion administrative, le classement informatisé et l'archivage selon les consignes des professionnels.
• Gestion des flux d'information : traiter les courriels des messageries du service, assurer la bonne circulation de l'information entre les différentes équipes et travailler en complémentarité avec l'équipe administrative.
• Secrétariat de direction : gérer les agendas de l'équipe de direction, planifier les réunions de service, mettre à jour les plannings partagés, réserver salles et véhicules, préparer les réunions et rédiger les comptes rendus.
• Soutien aux actions de santé : participer à la préparation et au déroulement des actions de promotion de la santé et des formations organisées par le service sur les plans administratif et logistique.
• Respect de la confidentialité : exercer vos fonctions dans le strict respect du secret professionnel et de la confidentialité des données administratives et médico-psycho-sociales des usagers.

Compétences et connaissances

• Connaissances souhaitées : organisation et fonctionnement de l\'université, du SSE et du CROUS, métiers medico-psycho-sociaux, spécificités du public étudiant, éthique et déontologie médicale et sociale, modalités d\'accès aux soins et droits des usagers.
• Compétences organisationnelles : capacité à hiérarchiser les priorités, gérer plusieurs tâches simultanées, sens de l\'organisation, esprit d\'initiative et adaptabilité.
• Aisance rédactionnelle et orale : bonne maîtrise du français écrit et oral, capacité à rédiger courriels, courriers et comptes rendus clairs et structurés.
• Maîtrise des outils bureautiques : utilisation fluide des logiciels de bureautique, agendas partagés, messagerie et outils de suivi.
• Qualités relationnelles : écoute active, empathie, capacité à décrypter la demande, accompagner des usagers parfois en situation de stress.
• Discrétion et sens du secret : respect strict de la confidentialité des données personnelles et médico-psycho-sociales, éthique professionnelle irréprochable.
• Travail en équipe : aptitude à collaborer avec une équipe pluridisciplinaire et les services partenaires internes et externes.