secretaire polyvalente H/F

La secrétaire administrative est rattachée au Gérant et travaille en collaboration avec les différents services de l'entreprise (production, commercial, comptabilité et qualité).

Missions principales

Gestion administrative

• Accueil physique et téléphonique des visiteurs, clients et fournisseurs
• Gestion du courrier entrant et sortant
• Traitement des courriels et orientation des demandes
• Classement, archivage et numérisation des documents administratifs
• Rédaction de courriers, comptes rendus et divers documents

Suivi commercial et administratif

• Création et mise à jour des dossiers clients et fournisseurs
• Saisie et suivi des devis et commandes
• Établissement des bons de livraison et préparation des dossiers administratifs
• Suivi des accusés de réception et relances administratives.

Assistance comptable

• Saisie et contrôle des factures fournisseurs.
• Préparation des éléments nécessaires à la comptabilité.
• Suivi des règlements et relances simples en lien avec le cabinet comptable ou la direction.

Gestion des achats

• Suivi administratif des commandes fournisseurs.
• Mise à jour des bases de données.
• Classement des bons de commande et des factures.

Organisation

• Gestion des fournitures de bureau.
• Organisation des rendez-vous.
• Participation au bon fonctionnement administratif de l'entreprise.
• Polyvalence sur les tâches administratives selon les besoins.