Secrétaire polyvalente (H/F)

Offre n° 211KHYDSecrétaire polyvalente (H/F)

Entreprise spécialisée dans les travaux de pose, entretien et dépannage en électricité, plomberie et chauffage. Nous recherchons un(e) Secrétaire Polyvalent(e) (H/F). Rattaché(e) à la Direction, vous assurez la gestion administrative de l'entreprise et participez au suivi des dossiers RH et des marchés publics. Vous travaillez en collaboration avec les gérants, les bureaux d'études et le comptable afin d'assurer le bon déroulement administratif des opérations.

Vos missions

• Administration générale
  • Accueil téléphonique et physique.
  • Gestion des courriers, e‑mails et documents administratifs.
  • Classement, archivage et suivi documentaire.
  • Préparation des documents administratifs liés aux chantiers.
• Administration du personnel
  • Constituer et tenir à jour les dossiers du personnel.
  • Suivre les absences, congés, arrêts de travail.
  • Gestion et renouvellement des cartes BTP.
  • Préparer les éléments variables de paie et assurer l’interface avec le service paie.
  • Assurer le suivi administratif des dossiers de formation (convocations, émargements, attestations).
  • Demande de financement de formation.
  • Être un point de contact de proximité pour les salariés sur les questions administratives et RH courantes.
• Préparation comptable
  • Effectuer les relances de paiement.
  • Pointer les encaissements et contrôler leur bonne affectation.
  • Télécharger les factures et transmettre chaque mois l’ensemble des éléments comptables au cabinet comptable.
  • Préparer les pièces comptables nécessaires au cabinet (inventaire, dossiers en cours, factures à établir, travaux constatés d’avance).
• Marchés publics
  • Veille et téléchargement des dossiers de consultation.
  • Constitution, dépôt et suivi des dossiers d’appels d’offres. Gestion des pièces administratives des marchés.
  • Suivi de la facturation sur Chorus Pro.
  • Assurer le suivi administratif des certifications.
• Gestion des dossiers CEE / MaPrimeRénov’
  • Gérer la relation client auprès des partenaires CEE et MaPrimeRénov’.
  • Montage, constitution et dépôt de dossiers.
  • Contrôle des dossiers.
• Assistant logistique
  • Réception et contrôle des commandes.
  • Gestion des stocks.
  • Livraison matériaux aux ouvriers sur chantiers (mise à disposition véhicule de société).
• Autres tâches
  • Dépôt du courrier.
  • Dépôt remise de chèque en banque.

Maîtrise des outils bureautiques et informatique. Sens de l’organisation et autonomie.

Expérience

• Débutant accepté.
• Bac ou équivalent Comptabilité (indispensable).

Compétences

• Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements.
• Archiver des dossiers et documents de référence.
• Assurer la confidentialité des données.
• Classer des documents.
• Contribuer à la gestion des ressources humaines.
• Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie.
• Gérer les agendas et planifier des rendez‑vous.
• Maintenir à jour les dossiers administratifs.
• Mettre à jour un dossier, une base de données.
• Préparer et suivre les dossiers de facturation.
• Réaliser le traitement administratif de dossiers (frappage de courriers, mise en forme de documents, etc.).
• Réaliser la gestion administrative du personnel.
• Répondre aux demandes d’information internes et externes.

Savoir‑être professionnels

• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs.
• Faire preuve de rigueur et de précision.
• Faire preuve de réactivité.

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié.
• Secteur d’activité : Travaux d’installation électrique dans tous locaux.

Type de contrat : CDIDurée du travail : 39 h/semaineTravail en journée

Salaire : Selon profil et expérience

Horaire : Lundi au jeudi : 7 h45 à 11 h45 et 13 h30 à 17 h30Vendredi : 7 h45 à 11 h45 et 13 h30 à 16 h30Avantage : Mutuelle à 50 %