Secrétaire Polyvalent - Secrétaire Polyvalente H/F
Au sein d'une association dont le projet est de lutter contre la pauvreté et pour la justice sociale recrute son collaborateur- collaboratrice sur son antenne de Chinon . ** Poste à pourvoir dès que possible.
Hébergement
- Accueil du public + téléphone
- Appels aux redevances
- Suivi des participations
- Courrier/ Suivi des domiciliationsLogiciel : Adileos, Excel
Formation
- Maj des tableaux des apprenants
- Envoi des convocations IC (prescripteurs et apprenants)
- Préparations des dossiers des apprenants
- Enregistrement des groupes, séances et suivi des signatures sur Sowesign
- Positionnement sur EOSLogiciel : Eos, Sowesign, Excel
IAE ( Insertion par l'activité économique)
- Réception et constitution du dossier de candidature pour les chantiers
- Gestion des candidatures sur ITOU : réponses aux candidats et partenaires
- Gestion des invitations pour les informations collectives
- Création informatique et version papier des dossiers des nouveaux salariés
- MAJ des différents tableaux sur interpoles/IAE et sur le commun pour Chinon
- Gestion administrative de la sortie des salariés
- Gestion des vites de la médecine du travail des salariés en insertion et gestion administrative desaccidents du travail
- Réalisation des devis client et de la facturationLogiciel : Excel, Itou, Sage, APST, Chorus
Antenne
- Commande des petites fournitures de bureau
- Suivi de la flotte des véhicules
- Suivi des contrats de maintenance : chaudière, photocopieurs
Experience: 1 An(s) - A ce poste
Compétences: Rédaction d'écrits professionnels,Modalités d'accueil,Planification des tâches et gestion des priorités,Gestion des emails,Gestion des urgences et des imprévus,Mettre à jour un dossier, une base de données,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents,Effectuer le suivi des dossiers clients et des procédures en cours,Réaliser la gestion administrative du personnel,Utiliser une messagerie sécurisée,Préparer et suivre les dossiers de facturation,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Accueillir, orienter, renseigner un public,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients
Permis: B - Véhicule léger souhaité
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Hébergement social pour adultes et familles en difficultés et autre hébergement social
Liste des qualités professionnelles:
- Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
- Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
- Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).