Secrétaire polyvalent(e)

La Communauté de communes Champagnole Nozeroy Jura recrute un(e) secrétaire polyvalent(e) qui exercera ses missions au sein du service Urbanisme et Droit des Sols et du service Secrétariat Général.

Le poste est à pouvoir dès fin août 2026.

Missions concernant le service Urbanisme/Droit des Sols :

1. Accueil et relation avec les usagers

• Assurer l'accueil téléphonique et physique en apportant des réponses de premier ordre aux usagers ;
• Remplir les fiches de prise d'informations ;
• Orienter les usagers vers les personnes ressources appropriées.

2. Gestion administrative, dématérialisation et saisie

• Saisir les dossiers papiers dans le logiciel Cart’ads ;
• Gérer les courriers de suivi : enregistrement, répartition, numérisation ;
• Gérer la boîte mail générale du service ;
• Vérifier la bonne saisie des mairies raccordées à la plateforme Plat’AU.
• Gérer et saisir les Déclarations d'Ouverture de Chantier (DOC) et les Déclarations Attestant l'Achèvement et la Conformité des Travaux (DACCT).

3. Suivi, appui à l'Instruction et logistique

• Appuyer les instructeurs sur le lancement des consultations, échanger avec les divers services internes ou externes nécessaires à l’instruction des dossiers ;
• Suivre le tableau partagé : intégration des nouveaux dossiers, suivi des retours signés, etc. ;
• Gérer et suivre les arrêtés envoyés aux communes ;
• Gérer l’archivage physique et numérique des dossiers ;
• Assurer le suivi des stocks et la commande de matériel du service.

Missions concernant le service Secrétariat Général :

• Assurer le remplacement des agents de l'administration générale, en cas d’absence et durant les périodes de congés, pour garantir la continuité de l’accueil du public et la gestion du standard téléphonique.
• Assurer le relais de l’accueil général de la collectivité.

Compétences et qualités attendues :

• Utilisation courante de l’informatique et des outils bureautiques de base (Word, Excel, internet) ;
• Connaissances des Systèmes d'Information Géographique (SIG) et aisance dans la lecture de plans ;
• Forte autonomie et aisance dans la rédaction administrative ;
• Excellent relationnel et sens du service public ;
• Sens de l’organisation, polyvalence et discrétion ;
• Capacité à rendre compte de son activité et à prendre des initiatives ;
• Aptitude à travailler en équipe et de manière transversale avec divers interlocuteurs.

Supérieurs hiérarchiques : DGS, DGA & Responsable du service ADSCollaboration au sein de la collectivité : travail en équipeFonction occupée : secrétaire polyvalent(e)Classification du poste : catégorie C - Adjoint administratifNiveau de compétences : bac +2Organisation du temps de travail : 35h/semaine - Temps complet - Coordination des absences avec les agents du secrétariat général