Secrétaire Pédagogique - IUT TAC (H/F)

Offre n° - Secrétaire Pédagogique - IUT TAC (H/F)

RESPONSABILITÉS :

• Les différentes activités se feront en collaboration avec les directeurs d'études et responsables de parcours.
• Accueillir, renseigner les étudiants, enseignants, vacataires, personnalités extérieures.
• Communiquer auprès de tous les acteurs du département (diffusion, informations, affichage…).
• Suivre les inscriptions administratives, saisir des inscriptions pédagogiques, gérer les groupes d'étudiants (APOGEE, SCOL IUT).
• En appui avec la direction des études, gérer les absences et retards, saisir les notes, préparer les jurys, établir les attestations de réussite, éditer les procès-verbaux des jurys.
• Constituer et assurer le suivi des conventions de stages (en France et à l'étranger).
• Organiser la logistique des soutenances et apporter un suivi aux étudiants en Formation Continue, en parcours aménagé, en situation de handicap, en 1/3 temps, étrangers.
• Être en relation avec les partenaires extérieurs : CROUS, SSE (psychologue, assistante sociale, médecin, infirmière...).
• Apporter une aide dans l'organisation de l'emploi du temps (CELCAT) : participation à l'emploi du temps, réunions, contrôles de rattrapage, gestion des aléas.
• Gérer les mails du département (réception et dépouillement, diffusion et traçabilité, contrôle des échéances, archivage/courrier sortant : rédaction et diffusion).
• Réaliser des envois de courriers en masse.
• Gérer les dossiers vacataires (dossiers SGCE, missions, accueil et logistique).
• Préparer les convocations des différentes commissions et conseils du département, saisir et diffuser les comptes-rendus.
• Organiser les élections du département d'un point de vue administratif.
• Diffuser les informations : affichage et publicité interne des décisions, appels à candidature, réunions, formation.
• Suivre les associations du département : domiciliation, subventions, adhésions.
• Aider au suivi des anciens étudiants du département (offres d'emploi, enquêtes...).
• Participer à l'organisation de manifestations et événements du département (Journées Portes Ouvertes, INFOSUP…).
• Participer à l'organisation des élections du département de formation et du site de Castres (mise en place du matériel, tenue du bureau de vote, dépouillement).
• Gérer la logistique du département (fournitures de bureau, location photocopieurs...).

Profil recherché

Agent de Catégorie C - Ouvert aux agents titulaires et contractuels

Compétences et connaissances

• Connaissances : Métier du secrétariat, techniques de communication écrite et orale, connaissance du système universitaire.
• Savoir-faire technique : Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel), navigateurs internet, maîtrise de l'outil APOGEE, connaissance des outils universitaires/pédagogiques (CELCAT, SGCE, SIFAC...).
• Savoirs comportementaux : Sens du service public, travail en équipe, capacité d'adaptation, sens de l'organisation, respect des délais, autonomie, esprit d'initiative, disponibilité, écoute.

Expérience

• Débutant accepté

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié

Employeur

Créé en 1992, le site Castrais de l'IUT Toulouse Auch Castres est composé de 78 personnels titulaires et de 750 étudiants. Le site s'étend sur une superficie d'environ 9000 m2 et abrite 5 départements de formation.