Secrétaire Pédagogique - IUT TAC

Secrétaire Pédagogique – IUT TAC

Fonction publique: Fonction publique de l'État

Employeur: Université de Toulouse IUT TOULOUSE AUCH CASTRES

Localisation: IUT SITE CASTRES

Nature de l’emploi: Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels

Date limite de candidature: 06/08/2026

Vacant à partir du 01/10/2026

Vos missions

Mission 1 – Gestion de la scolarité du département pour les trois années du BUT

• Accueillir, renseigner les étudiants, enseignants, vacataires, personnalités extérieures
• Communiquer auprès de tous les acteurs du département (diffusion, informations, affichage…)
• Suivre les inscriptions administratives, saisir des inscriptions pédagogiques, gérer les groupes d’étudiants (APOGEE, SCOL IUT)
• En appui avec la direction des études, gérer les absences et retards, saisir les notes, préparer les jurys, établir les attestations de réussite, éditer les procès-verbaux des jurys
• Constituer et assurer le suivi des conventions de stages (en France et à l’étranger) (LEA, PAUL SAB Réseau)
• Organiser la logistique des soutenances
• Apporter un suivi aux étudiants en Formation Continue, en parcours aménagé, en situation de handicap, en 1/3 temps, étrangers
• Être en relation avec les partenaires extérieurs : CROUS, SSE (psychologue, assistante sociale, médecin, infirmière…)
• Apporter une aide dans l’organisation de l’emploi du temps (CELCAT) : participer à l’emploi du temps (réunions, contrôles de rattrapage), gérer les aléas

Mission 2 – Secrétariat de direction et gestion logistique du département

• Créer et tenir un fichier de recettes/dépenses
• Rédiger et suivre les projets de commandes du département de formation (livraison, relance fournisseurs)
• Gérer les missions liées à l’activité du département en relation avec le gestionnaire financier (Ordres de Missions, frais de missions, signature des documents juridiques)
• Gérer les mails du département (courrier entrant, circulation, archivage …)
• Réaliser des envois de courriers en masse
• Gérer les dossiers vacataires (dossiers SGCE, missions, accueil et logistique…)
• Préparer les convocations des différentes commissions, conseils du département, saisir et diffuser les comptes-rendus
• Organiser les élections du département d’un point de vue administratif
• Diffuser les informations : affichage et publicité interne des décisions, appels à candidature, réunions, formation
• Suivre les éventuelles associations du département : domiciliation, subventions, adhésions
• Apporter une aide pour le suivi des anciens étudiants du département (offres d’emploi, enquêtes…)
• Participer à l’organisation de manifestations : Journées Portes Ouvertes, INFOSUP
• Participer à l’organisation des élections du département de formation et du site de Castres (mise en place du matériel avec les responsables, tenue du bureau de vote…)
• Gérer la logistique du département (fournitures de bureau, location photocopieurs…)

Profil recherché

Connaissances

• Métier du secrétariat, techniques de communication écrite et orale
• Connaissance du système universitaire

Savoir-faire Technique

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel), des navigateurs internet (recherches intranet/internet)
• Maîtrise de l’outil APOGEE
• Connaissance des outils universitaires/pédagogiques (CELCAT, SGCE, SIFAC…)

Savoirs Comportementaux

• Sens du Service Public
• Travail en équipe
• Capacité d’adaptation, sens de l’organisation, respect des délais, gestion des aléas
• Autonomie, esprit d’initiative, disponibilité, écoute

Niveau d'études minimum requis

Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP

Documents à transmettre

CV et lettre de motivation (obligatoire)

Contact

CV + LM à transmettre à l'adresse