Secrétaire Pédagogique - IUT TAC

Mission 1 : Gestion de la scolarité du département

Gestion de la scolarité sur les trois années du BUT en collaboration avec les directeurs d’études et responsables de parcours. Activités principales :

• Accueillir et renseigner les étudiants, enseignants, vacataires et personnalités extérieures
• Communiquer avec tous les acteurs du département (diffusion, informations, affichage, etc.)
• Suivre les inscriptions administratives, saisir les inscriptions pédagogiques, gérer les groupes d’étudiants (APOGEE, SCOL IUT)
• En appui avec la direction des études, gérer les absences et retards, saisir les notes, préparer les jurys, établir les attestations de réussite et éditer les procès-verbaux des jurys
• Constituer et assurer le suivi des conventions de stages (France et étranger) (LEA, PAUL SAB Réseau)
• Organiser la logistique des soutenances
• Assurer un suivi des étudiants en Formation Continue, parcours aménagé, situation de handicap, 1/3 temps et étudiants étrangers
• Entretenir les relations avec les partenaires extérieurs (CROUS, SSE, psychologue, assistante sociale, médecin, infirmière, etc.)
• Aider à l’organisation de l’emploi du temps (CELCAT) et participer aux réunions et contrôles, gérer les aléas

Mission 2 : Secrétariat de direction et gestion logistique du département

Finances

• Créer et tenir un fichier de recettes/dépenses
• Rédiger et suivre les projets de commandes du département (livraison, relance fournisseurs)
• Gérer les missions liées à l’activité du département en relation avec le gestionnaire financier (ordinaires de missions, frais de missions, signature des documents juridiques)

Secrétariat

• Gérer les mails du département (réception et dépouillement, diffusion et traçabilité, archivage, rédaction et diffusion des courriers)
• Réaliser des envois de courriers en masse
• Gérer les dossiers vacataires (dossiers SGCE, missions, accueil et logistique)
• Préparer les convocations des commissions et conseils du département, saisir et diffuser les comptes-rendus
• Organiser les élections du département d’un point de vue administratif
• Diffuser les informations : affichage et publicité interne des décisions, appels à candidature, réunions et formations
• Suivre les associations du département (domiciliation, subventions, adhésions)

Localisation : IUT CASTRES

Profil recherché

Connaissances

• Métier du secrétariat, techniques de communication écrite et orale
• Connaissance du système universitaire

Savoir-faire technique

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel) et des navigateurs internet
• Maîtrise de l’outil APOGEE
• Connaissance des outils universitaires/pédagogiques (CELCAT, SGCE, SIFAC…)

Savoirs comportementaux

• Sens du service public
• Travail en équipe
• Capacité d’adaptation, sens de l’organisation, respect des délais, gestion des aléas
• Autonomie, esprit d’initiative, disponibilité, écoute

Niveau d’études minimum requis

• Niveau 3 – Diplômes équivalents au CAP/BEP

Votre candidature

Documents à transmettre: CV et lettre de motivation.

Pour postuler, envoyer les documents à l’adresse indiquée dans l’offre.

Vous pouvez également contacter l’employeur pour des informations complémentaires.