Secrétaire Pédagogique

La secrétaire administrative et pédagogique concourt, par son action, aux missions générales de la composante.

Elle est plus particulièrement chargée de :

Gestion administrative et pédagogique

• Traiter les dossiers de candidatures via l’application dédiée, organiser les entretiens d’admission;
• Assurer la gestion de la scolarité et le suivi administratif des activités:
  • Suivre les inscriptions administratives et procéder aux inscriptions pédagogiques;
  • Elaborer les emplois du temps, les saisir dans le logiciel ADE et en assurer le suivi ;
  • Etablir les relevés de présence des étudiants;
  • Etre le relais entre les étudiants en situation de handicap et la cellule handicap de l’université;
  • Assurer le suivi des conventions de stage
  • Préparer les examens, les soutenances de mémoires et rapports de stage;
  • Participer à la modélisation des formations dans Pégase;
  • Collecter et saisir les notes dans Pégase pour l’édition des diplômes;
  • Organiser les jurys, établir les relevés de notes, les attestations de réussite et les PV;
• Gérer les activités propres à l’apprentissage : vérification avec le CFA de la liste des inscrits, suivi des apprentis sur l’application Studea, transmission du bilan mensuel des heures réalisées (feuilles d’émargement) et des résultats de réussite au diplôme;
• Gérer les activités propres à la formation continue : suivi des dossiers en lien avec le service FC, envoi des bilans de présences et absences avec les feuilles d’émargement dédiées;
• Alimenter des bases de données, participer au processus de certification IAE : collecte, stockage et mise à jour des CV des intervenants et des documents types, présentation de la formation auditée ;
• Procéder à l’actualisation et à l’archivage des données relatives à la composante et ses informations;
• Gérer les dossiers vacataires dans l’application VSF.

Logistique

• Participer à l’organisation d’évènements, cérémonies, salons, sorties et activités pédagogiques pour les étudiants ;
• Gérer les aspects logistiques de la composante : affichage, matériels, fournitures, locaux…

Appui et communication

• Accueillir, informer et orienter les personnels, usagers et partenaires extérieurs;
• Sélectionner et diffuser l’information liée à l’organisation administrative de la composante.

Qualifications

Personne ayant déjà une expérience au secrétariat pédagogique ou motivée par le poste de secrétaire administrative et pédagogique