Secrétaire particulièr.e de la Secrétaire générale de la Préfecture de l'Indre

Secrétaire particulière de la Secrétaire générale de la Préfecture de l'Indre

Description du poste

• Accueil physique et téléphonique ;
• Gestion des courriers (lettres – notes – messages – compte rendu de réunion) administratifs et personnels et des réponses aux courriers d’invitation de la Secrétaire Générale ;
• Gestion des demandes de rendez‑vous ;
• Gestion de l’agenda des rendez‑vous et des déplacements de la Secrétaire Générale ;
• Gestion des crédits de la Secrétaire Générale : saisie sur l’outil NEMO des commandes et des factures et suivi du dossier "représentations" ;
• Suivi des e‑mails de la boîte fonctionnelle et de la boîte mail secrétariat de la Secrétaire Générale ;
• Effectuer et suivre le transit du courrier des directions avant et après signature de la Préfète et de la Secrétaire Générale ;
• Gestion des dossiers d’audiences et des réunions de la Préfète et de la Secrétaire Générale (transmission de l’agenda aux services de la préfecture) ;
• Réalisation de certains dossiers pour la Secrétaire Générale ;
• Organisation des réunions ;
• Diffusion de l’agenda de la Secrétaire Générale à la Direction du Cabinet pour le planning des chauffeurs ;
• Gestion des dossiers d'audiences et réunions de la Préfète et de la Secrétaire Générale (demandes auprès des services de la préfecture et des services déconcentrés) ;
• Coordination et suivi des demandes écrites de la Préfète.

Autres activités

• Intérim du secrétariat particulier de la Préfète
• Gestion des salles de réunions 122 et Claude Erignac
• Tri du courrier des différentes directions de la Préfecture, du Secrétariat Général Commun Départemental et de la déléguée de la préfète (quartiers politique de la ville).

Environnement professionnel

Secrétariat particulier de la Secrétaire Générale.

Composition du service

Liaison hiérarchique : La Secrétaire Générale.

Liaisons fonctionnelles

• Relations quotidiennes avec les services internes de la préfecture et des sous‑préfectures, et, en tant que besoin, avec les services déconcentrés, les élus, les ministères.
• Contacts quotidiens avec les partenaires, publics ou privés.

Conditions particulières d'exercice

• Assurer le secrétariat de la Secrétaire Générale.
• Durée attendue sur le poste : 4 ans.

Profil recherché

Compétences techniques

• Compétences budgétaires et comptables : niveau initié requis.
• Compétences en informatique – bureautique : niveau initié requis.
• Connaissance de l’environnement professionnel : niveau maîtrise requis.

Savoir‑faire

• Savoir travailler en équipe : niveau maîtrise requis.
• Avoir l’esprit de synthèse : niveau initié requis.
• Savoir analyser : niveau pratique requis.
• Savoir négocier : niveau pratique requis.
• Savoir rédiger : niveau pratique requis.

Savoir‑être

• Sense des relations humaines : niveau maîtrise requis.
• Savoir s’adapter : niveau expert requis.
• Savoir s’exprimer oralement : niveau maîtrise requis.
• Discrétion, disponibilité, anticipation, esprit d’initiative, sens de l’organisation, sens des relations humaines et du contact téléphonique, faculté d’adaptation aux méthodes de travail.

Localisation du poste

Préfecture de l'Indre, Place de la Victoire et des Alliés, 36000 CHÂTEAUROUX (Centre-Val‑de‑Loire).

Contact

Référence

BA036ATC-