Secrétaire particulièr.e de la Secrétaire générale de la (H/F)

Groupe RIFSEEP: 1

Vos activités principales:

Toutes tâches d’un secrétariat particulier:

• Accueil physique et téléphonique ;
• Gestion des courriers (lettres – notes – messages – compte rendu de réunion) administratifs et personnels et des réponses aux courriers d’invitation de la Secrétaire Générale ;
• Gestion des demandes de rendez-vous ;
• Gestion de l’agenda des rendez-vous et des déplacements dela Secrétaire Générale ;
• Gestion des crédits dela Secrétaire Générale: saisie sur l'outil NEMO des commandes et des factures et suivi du dossier "représentations";
• Suivi des e-mails de la boîte fonctionnelle et de la boîte mail secrétariat dela Secrétaire Générale ;
• Effectuer et suivre le transit du courrier des directions avant et après signature de la Préfète etde la Secrétaire Générale ;
• Gestion des dossiers d’audiences et des réunions de la Préfète et de la Secrétaire Générale (transmission de l’agenda aux services de la préfecture) ;
• Réalisation de certains dossiers pour la Secrétaire Générale ;
• Organisations des réunions ;
• Diffusion de l'agenda de la Secrétaire Générale à la Direction du Cabinet pour le planning des chauffeurs ;
• Gestion des dossiers d'audiences et réunions de la Préfète etde la Secrétaire Générale (demandes auprès des services de la préfecture et des services déconcentrés) ,
• Coordination et suivi des demandes écrites de la Préfète.

Autres activités:

• Intérim du secrétariat particulier de la Préfète
• Gestion des salles de réunions 122 et Claude Erignac
• Tri du courrier des différentes directions de la Préfecture, du Secrétariat Général Commun Départemental et de la déléguée de la préfète (quartiers politique de la ville) .

Votre environnement professionnel

Activités du service

Secrétariat particulier de la Secrétaire Générale

Composition du service:

2 agents

Liaison hiérarchique:

La Secrétaire Générale

Liaisons fonctionnelles:

• Relations quotidiennes avec les services internes de la préfecture et des sous-préfectures, et, en tant que besoin, avec les services déconcentrés, les élus, les ministères.
• Contacts quotidiens avec les partenaires, publics ou privés.

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Assurer le secrétariat de la Secrétaire Générale

Durée attendue sur le poste: 4 ans

Profil recherché

Vos compétences principales mises en œuvre:

Connaissances techniques:

• Avoir des compétences budgétaires et comptables: niveau initié
• requis
• Avoir des compétences en informatique
• bureautique: niveau
• initié requis
• Connaître l’environnement professionnel: niveau maîtrise
• requis

Savoir-faire:

• Savoir travailler en équipe: niveau maîtrise
• requis
• Avoir l'esprit de synthèse
• niveau initié
• requis
• Savoir analyser: niveau pratique
• requis
• Savoir négocier: niveau pratique
• requis
• Savoir rédiger: niveau pratique
• requis

Savoir être

• Avoir le sens des relations humaines: niveau maîtrise – requis
• Savoir s’adapter: niveau expert – requis
• Savoir s'exprimer oralement,: niveau maîtrise – requis

Autres: discrétion, disponibilité, anticipation, esprit d’initiative, sens de l’organisation, sens des relations humaines et du contact téléphonique, faculté d’adaptation aux méthodes de travail.

Présentation de Préfecture de l'Indre

Préfecture de l'Indre