Secrétaire (Nouvelle fenêtre)

Entité : Institutions de la Collectivité de Corse

Cadre d'emploi : Adjoints administratifs territoriaux

Filière : Filière administrative

Catégorie : Catégorie C

Poste d'encadrement : Non

DIRECTION DE LA SEANCE ET DES COMMISSIONS

L’Assemblée de Corse se réunit en sessions, ordinaires ou extraordinaires, au moins une fois par mois . Ces séances publiques sont préparées par des commissions, permanente, organiques ou thématiques, qui ont vocation à organiser les travaux et à instruire les rapports prévus à l’ordre du jour, ou encore, à élaborer des rapports qui seront eux-mêmes évoqués en session. En outre, la Commission Permanente siège également en format délibérant, généralement le mercredi précédant la session mensuelle régulière.

Le secrétariat général de l’Assemblée est chargé de la gestion matérielle de ces réunions: réservation des salles, préparation et envoi des convocations, réception et transmission électronique des rapports, réception et transmission des avis des commissions, constitution des dossiers de séance, suivi des réunions (amendements), mise en forme, transmission et archivage des délibérations. Compte tenu des rythmes inhérents à cette institution parlementaire, chaque membre de l’équipe de secrétariat assure à la fois le secrétariat d’au moins une commission, à titre individuel, et participe à la couverture des sessions à titre collectif. Le cas échéant, il/elle peut être amené(e) à contribuer au secrétariat des instances consultatives dont le secrétariat général a la charge, notamment l’Assemblea di a Giuventù.

A cet effet, le secrétariat général de l’Assemblée recrute, dans le service de la séance, un(e) secrétaire qui viendra renforcer son équipe de secrétariat.

Sous l’autorité du Secrétaire Général de l’Assemblée de Corse, de la Directrice de la Séance et des Commissions et des Chefs du Service de la Séance et du Service des Commissions, l’agent interviendra à titre principal sur les missions suivantes:

• -participer à l’élaboration des convocations des séances publiques de l’Assemblée, à l’établissement des ordres du jour afférents, et à leur envoi aux différents destinataires concernés (Présidence de l’Assemblée, conseillers à l’Assemblée, secrétariat général du Conseil exécutif, Direction Générale des Services notamment),
• -participer à la réception des questions orales, des rapports inscrits aux ordres du jour avec leurs annexes éventuelles et des propositions de motions et résolutions; à leur mise en forme numérique sur les logiciels appropriés; et à leur transmission aux différents destinataires concernés (cf supra),
• -participer à la couverture des sessions, notamment la confection des dossiers de séanceet du dossier de base ; à la permanence, la réception, la mise en forme et la transmissions des amendements ou de tout nouveau rapport ou motion; à la formalisation des délibérations en résultant; à la transmission de celles-ci au service en charge du contrôle de légalité puis à leur publication sur le site afférent; à leur archivage et à leur mise à disposition,
• -participer, dans les mêmes conditions, à la gestion des réunions de la Commission Permanente,
• -assurer, de façon plus individualisée mais dans les mêmes conditions, le secrétariat d’au moins une commission organique ou thématique, incluant en outre la réservation des salles de réunion et l’envoi des convocations ou invitations à des tiers extérieurs,
• -contribuer, en fonction des besoins, à la gestion des sessions de l’Assemblea di a Giuventù et de l’Assemblea di i Zitelli.
• - Utilisation pointue de toutes les techniques bureautiques (Word, etc.)
• - Maîtrise des logiciels spécialisés de réception, mise en forme, transmission et archivage des documents relatifs aux ordres du jour (Air-Délib notamment); ou, à défaut, aptitude à se former rapidement à leur maîtrise
• - Sens du service public
• - Connaissances de base dans l’organisation des institutions et notamment, celle de la Collectivité de Corse
• - Confidentialité, discrétion
• - Qualités relationnelleset sens de l’écoute
• - Organisation du travail, rigueuret efficacité
• - Réactivité
• - Disponibilité, notamment lors des pointes liées à la réception et à l’envoi des documents dans les délais requis, et à la permanence des commissions et sessions.
• - Les autres directions du secrétariat général, la mission de la communication institutionnelle,
• - Le cabinet de la Présidente de l’Assemblée de Corse
• - Le secrétariat général du Conseil exécutif,
• - Les services de la Collectivité en charge des questions traitées
• - Les attachés de groupes

Le poste est basé au Secrétariat général de l’Assemblée, au siège de l’institution à Aiacciu

Contraintes horaires particuliers, notamment dans le cadre du suivi des sessions et des réunions de commissions.

Marges d’autonomie dans l’organisation du travail; sens des responsabilités requis par la nature des missions exercées (respect des délais légaux de convocation et transmission, fiabilité dans le service fait, notamment).