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Accueillir, informer et orienter les publics

• Assurer un premier accueil physique et téléphonique des publics (bénéficiaires et partenaires) : écouter, identifier et évaluer les demandes et leur caractère d’urgence avec discernement.

• Informer, renseigner et orienter pour répondre aux demandes et aider à l’expression de celles-ci.

• Élaborer la prise des messages et assurer leur suivi auprès des travailleurs médico-sociaux.

• Accompagner les publics dans les démarches administratives et/ou vers l’intervention du travailleur médico-social approprié.

• Contribuer à l’organisation des bonnes conditions d’accueil du public : gestion des affichages et des supports d’information dans les espaces d’attente et de réception.

Organiser et réaliser les tâches administratives et logistiques de l’unité territoriale

• Gérer l’organisation de l’UT et assurer le secrétariat des travailleurs médico-sociaux (plannings, rendez‑vous, permanences médico‑sociales) conformément aux chartes de fonctionnement de la MDS.

• Être garant(e) de la gestion des données : création, mise à jour et suivi des procédures d’intervention médico‑sociales, des dossiers FSL, FSE, aides financières ; enregistrement et suivi des enquêtes sociales (applicatif SPIDI) ; instruction des dossiers des assistantes maternelles PMI (IODAS) ; mises à disposition suite à avis de naissances (HORUS) ; traitement de la répartition des dossiers APA (IODAS) et actions associées.

• Rédiger et/ou réaliser des courriers et des comptes rendus de réunions (de répartition des dossiers, de concertation et de coordination notamment).

• Organiser des réunions de travail internes au fonctionnement de la MDS, les préparer (nouvelles situations à répartir notamment), gérer les suites de réunions et mettre à jour les procédures d’intervention médico‑sociales (IODAS).

• Réceptionner, trier et gérer le courrier interne et externe auprès de chaque professionnel de la MDS.

• Gérer les dossiers des assistant(e)s maternel(le)s et familiaux (instruction, classement, archivage) et préparer et/ou participer à l’organisation de réunions d’information (agrément des assistant(e)s maternel(le)s, bilans de santé en écoles, etc.).

• Assurer la logistique de la MDS : gestion des véhicules, matériels et salles ; prévision et suivi des fournitures ; suivi des travaux et interventions techniques et informatiques sur les sites, en lien avec le responsable territorial affaires générales.

• Contribuer au classement et à l’archivage des dossiers dans le respect des règles institutionnelles, en lien avec la gestion informatique des interventions médico-sociales.

• Diffuser l’information concernant le territoire, les projets et actions en cours au sein de la MDS.

La promotion de l'égalité entre les femmes et les hommes est une préoccupation constante au sein de notre collectivité. A ce titre, le Puy-de-Dôme est le 1er Département à obtenir le Label Egalité Professionnelle, en encourageant et valorisant l'inclusion et la diversité au sein de ses équipes.

Connaissances professionnelles

• Règles d’éthique et de déontologie du travail social et du secteur médico-social.

• Cadre réglementaire et institutionnel de l’action sociale et médico‑sociale.

• Dispositifs et acteurs de l’aide sociale et de l’accompagnement social.

• Techniques de secrétariat (accueil, gestion du courrier, classement, saisie, archivage).

• Logiciel de gestion de l’action sociale et outils bureautiques (traitement de texte, messagerie, agenda).

• Techniques de la communication orale et écrite.

• Techniques d’entretien d’aide à la personne et d’écoute active.

Compétences techniques

• Accueillir, informer et orienter les publics en présentiel et par téléphone.

• Conduire un entretien et analyser la nature de la demande.

• Accompagner les usagers dans leurs démarches administratives et les orienter vers les services et interlocuteurs compétents.

• Gérer l’agressivité ou l’impatience des publics et désamorcer les situations de tension.

• Gérer les situations de stress et maintenir une attitude professionnelle adaptée.

• Hiérarchiser la gestion quotidienne de son activité et organiser les priorités.

• Prendre les mesures appropriées en cas de situation d’urgence ou de demande critique.

• Avoir des capacités rédactionnelles (courriers, comptes rendus, notes, tableaux de suivi).

• Utiliser les logiciels métiers (SPIDI, IODAS, HORUS ou équivalents) et les outils informatiques dédiés.

• Respecter la confidentialité et le secret professionnel dans tous les actes professionnels.

• Encadrer, le cas échéant, des élèves et stagiaires travailleurs sociaux ou médico-sociaux.

Aptitudes professionnelles

• Disponibilité, discrétion et sens de l’accueil.

• Aptitude à l’écoute et sens relationnel.

• Rigueur, organisation et gestion des priorités.

• Adaptabilité, esprit d’initiative et réactivité.

• Aptitude au travail en équipe et respect du secret professionnel.

Informations complémentaires :

Poste relevant de la catégorie B

Informations salariales :

Traitement statutaire, régime indemnitaire, prime annuelle, participation protection sociale (si mutuelle labellisée)

RIFSEEP : B3-21 Gestionnaire médico-sociale

NBI n°33 : 10 - Fonctions d'accueil exercées à titre principal

Résidence administrative : Maison des solidarités des Ancizes

Les entretiens de recrutement auront lieu le 12 novembre 2026.