SECRETAIRE MEDICALE - SOINS MEDICAUX ET DE READAPTATION GERIATRIQUE

Centre hospitalier : Maison de l'Yvette (ORSAY)

SECRETAIRE MEDICALE - SOINS MEDICAUX ET DE READAPTATION GERIATRIQUE

Date de limite de candidatures 31 déc. 2026

Détails de l’offre

Poste proposé SECRETAIRE MEDICALE - SOINS MEDICAUX ET DE READAPTATION GERIATRIQUE

Contrat CDD; Détachement; Mutation

Descriptif PRESENTATION DU SERVICE

Le service de Soins Médicaux et de Réadaptation Gériatrique (SMRG) assure la prise en charge multidisciplinaire, en hospitalisation complète, de patients âgés de plus de 75 ans, polypathologiques, dépendants ou à risque de dépendance, en post hospitalisation des services MCO (Médecine, Chirurgies, Neurologie, CSG, UPOG) et parfois du domicile.

Le secrétariat comprend 1 secrétaire.

Bureau : individuel

3 Médecins au sein du service.

RELATIONS HIERARCHIQUES

Coordinatrice des secrétariats médicaux : Madame MAISON, DRH

Chef de service : Docteur DROUAZ

RELATIONS FONCTIONNELLES

• Équipe médicale
• Le cadre supérieur de pôle
• Le cadre de santé
• Équipes soignantes
• Secrétaires médico-techniques
• Service des Admissions
• Le Département d'information médicale. Il assure la gestion médico-administrative des consultations, des programmations et des hospitalisations garantissant la continuité du parcours patient.
• Patients et leurs proches et correspondants externes (professionnels de santé, établissements de santé, )

Missions générales

Assurer l'accueil, la gestion et la coordination des activités médico-administratives du secrétariat afin de garantir la qualité, la sécurité et la continuité de la prise en charge des patients tout au long de leur parcours de soins.

Missions principales

A. Accueil, gestion administrative et dossier patient

• Accueil physique et téléphonique des patients, des familles et des proches, des professionnels de santé
• Gestion prise de rendez-vous de consultation
• Gestion de la boite mail du service
• Vérification rigoureuse de l'identité du patient dans le cadre de l'identitovigilance
• Gestion des consentements
• Information claire du patient sur son parcours
• Frappe, mise en forme et correction des comptes rendus de consultations, lettres de liaison
• Participation aux 2 staffs hebdomadaires pluridisciplinaires sur DPI Dxcare

B. Programmation et planification

• Gestion des agendas médicaux DOCTOLIB
• Consultations mémoire de Gériatrie externes/post hospitalisation (prise de RDV, annulation, reprogrammation, envoi convocation via LIFEN)
• Gestion des examens des patients hospitalisés (suivi et relance des RDV d'examen)
• Coordination avec les Médecins et les différents intervenants du patient
• Anticipation des besoins organisationnels en lien avec l'activité du service

C. Gestion du dossier patient informatisé DX CARE

• Mise à jour du dossier patient informatisé sur DxCare
• Vérification de la complétude des dossiers médicaux
• Mise en forme des lettres de liaison et des comptes-rendus de consultations externes
• Numérisation et archivage
• Diffusion sécurisée des comptes-rendus via LIFEN

D. Coordination du parcours

• Coordination entre les différents professionnels intervenant dans la prise en charge
• Organisation des consultations pluridisciplinaires
• Suivi administratif des différentes étapes du parcours patient

E. Qualité et gestion des risques

• Application des procédures institutionnelles
• Respect des règles de confidentialité
• Signalement des événements indésirables
• Participation à la démarche qualité
• Contribution à l'amélioration et risques professionnelles

Missions secondaires

• Gestion des fournitures et du budget alloué (commande, contrôle, réception)

Missions exceptionnelles

• Remplacement ou renfort sur le secteur
• Participation à l'accueil et à l'accompagnement des nouveaux professionnels

Conditions d'exercice

Conformément à la chartre de travail du GHNE,

Organisation du travail : du lundi au vendredi,

Amplitude d'ouverture du secrétariat : 9h00 16h40

Compétences attendues

Savoirs

• Connaissance de l'organisation hospitalière
• Terminologie médicale
• Règlement relatif au secret professionnel, à l'identitovigilance

Savoir-faire

• Organiser et prioriser les activités
• Gérer simultanément plusieurs tâches
• Rédiger et mettre en forme des documents
• Assurer une communication adaptée avec les patients, les familles et les professionnels

Savoir-être

• Empathie
• Discrétion professionnelle
• Rigueur et sens de l'organisation
• Capacité à travailler en collaboration
• Capacité à gérer les situations d'urgence
• Capacité d'écoute
• Sens des responsabilités
• Ponctualité, assiduité
• Réactivité
• Qualités relationnelles
• Adaptabilité
• Gestion des priorités

Caractéristiques du profil

• Diplôme de secrétaire médicale ou formation équivalente

aptitudes requises

• Aptitude à tolérer le contact direct avec les personnes âgées et/ou souffrant de troubles cognitifs et/ou psycho-comportementaux
• Sens du service public
• Autonomie
• Esprit d'initiative
• Capacité d'analyse
• Respect des procédures institutionnelles

Les logiciels

• Doctolib : prise de rendez-vous
• DxCare : gestion des documents médicaux
• LIFEN : dématérialisation des envois, messagerie sécurisée
• CPAGE
• COPILOT
• RUBIS
• Microsoft Office

Vous bénéficierez

• D'un accompagnement à votre arrivée
• De formation
• D'évolutions professionnelles (commissions, concours)
• Parking gratuit
• Crèche hospitalière

Moyens de transport

RER B Gare Orsay ville

Bus ligne 4607, 4609 (arrêt Guy Môquet)

Co-voiturage.

Contact

Ma Maison Sylvie Maison, Coordinatrice des secrétariats médicaux,

Etablissement

Centre hospitalier : Maison de l'Yvette

2 rue Guy Môquet

91400 ORSAY

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