Secrétaire médicale - Hospitalisation 2A (H/F)

RESPONSABILITÉS :

La secrétaire assure les missions du secrétariat avec suivi des dossiers médicaux, en collaboration avec l'ensemble des secrétariats médicaux, des services administratifs, des soignants et des médecins

Horaires : Horaire coupé ou continu selon les plannings prévus et l'activité du service avec une amplitude de 8h00 à 17h15 - Temps de travail journalier : 7h30 - Amplitude horaire : 8h15

Contraintes organisationnelles et relationnelles : Dépassements d'horaires éventuels

• Contact avec le public
• Travail en collaboration avec l'ensemble de ses collègues et participation à la gestion des autres spécialités du secteur
• Exigence d'un accueil de qualité les patients
• Polyvalence sur les différentes tâches, savoir évoluer en même temps que le métier évolue.

Matériels et outils utilisés : Outils informatiques, utilisation des logiciels DPI, Firstnet, Nadis, Lifen, Traça DPP, Dict, PACS, Excel, Word, Evoluance, Outlook, PFM, octime Médica. Téléphone, copieurs, fax, plannings.\n\n

Activités :

Accueil physique

• Accueil physique des patients hospitalisés, des visiteurs, du public, des professionnels de santé.

Accueil téléphonique

• Réception des appels téléphoniques des patients, des familles, du public, des professionnels de santé, du personnel, des médecins traitants et des services de l'HNFC.
• Gestion des appels téléphoniques et transmission des demandes.

Gestion des dossiers

• Gestion du dossier du patient hospitalisé : importation des documents dans le DPI
• Gestion du secrétariat Epileptologie-Sommeil

Courriers

• Saisie et mise en forme des documents, des courriers et comptes rendus médicaux
• Traitement des courriers : copies et envoi des CR\n\n

Tâches administratives

• Préparation et participation éventuelles à des réunions
• Retranscription des tableaux de garde établis par les médecins
• Reproduction de documents
• Gestion des fournitures de bureau
• Gestion des fax, du courrier (tri et distribution)
• Commandes de fournitures et imprimés.

PROFIL RECHERCHÉ :

BAC science médico-sociale

BAC spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou du secrétariat\n\n

Prérequis :

Connaissance de la bureautique

Connaissance de l'environnement médical

- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics

- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire

- Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites

- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel

- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité

- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures

- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence

- S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone

- Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles

- Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau

- Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers

- Bonne technicité en secrétariat (frappe, orthographe, terminologie médicale)

- Connaissance des règles de confidentialité et du secret médical

- Bonne gestion des priorités