Secrétaire Médicale (H/F)

RESPONSABILITÉS :

• Accueil téléphonique, orientation des usagers vers les professionnels de la structure
• Prise de notes et réalisation des comptes rendus de réunions.
• Contrôle et mise à jour des données des Dossiers Patients dans Cortexte
• Collaboration avec le médecin et l'équipe pluridisciplinaire sur l'élaboration, le suivi, et la remontée des indicateurs d'activités. Mise à jour des tableaux de suivis d'activité

• Accueil téléphonique et physique des usagers et partenaires
• Transmissions des informations à relayer rapidement aux membre de l'équipe
• Réalisation de transmissions écrites sur le logiciel Cortexte pour informations importantes concernant un usager
• Vérification de la boîte mail de la structure
• Rédaction de l'ordre du jour des réunions avec encadrement et médecin
• Préparation de l'ordinateur/power point et matériel de visio-conférence au besoin.
• Participation aux réunions avec prise de notes, rédaction du compte rendu et diffusion après validation médicale et de l'encadrement ;
• Création, saisie, mise en forme et suivi de documents : dossier médical, rapports, courriers, comptes rendus médicaux si besoin...
• Création, saisie et contrôle du contenu du Dossier Patient Informatisé (Cortexte) ainsi que du dossier papier
• Classement et archivage des dossiers médicaux
• Mise à jour des données identito-vigilance, questionnaires obligatoires (Rimp socio Démo)
• Traitement et mise à jour des courriers (Scanner tous les documents externes), dossiers, documents médicaux : enregistrement, tri, diffusion, classement ;
• Vérification des actes/VAD du jour
• Organisation rdv médecins (cartons rdv, AT aux usagers) et inscription de rappels sur planning des médecins cortexte pour les programmes de soins -> date des renouvellements sur logiciel planipsy
• Transmission des ordonnances par messagerie sécurisée aux pharmacies, IDEL, ...
• Récupérer documents médicaux (CR bilan biologique, ordonnances de sorties, CR hospitalisation, ...) (ponctuel)
• Réception candidatures
• Gestion du courrier
• Mise en forme du rapport d'activité ;
• Commande de fourniture/ Cerfa/ carton de rdv/ plaquette de présentation/ cartouches/ imprimante...

PROFIL RECHERCHÉ :

• Savoir accueillir au téléphone et physiquement les usagers et professionnels avec respect et bonne humeur
• Renseigner ses interlocuteurs téléphoniques internes et externes en respectant le secret professionnel
• Savoir les orienter et filtrer les appels ou demandes au besoin ;
• Respecter le secret médical
• Connaitre ou apprendre les procédures des droits des patients (accès Dossier Patient Informatisé, Programme de Soins, Certificats médicaux obligatoires ...)
• Connaître les outils informatiques et les logiciels métiers ;
• Faire preuve de rigueur, d'organisation et d'autocontrôle dans le travail ;
• Savoir prendre des notes, rédiger et présenter un document de façon autonome et correctement orthographié ;
• Analyser, synthétiser, évaluer et transmettre les informations utiles à la prise en charge ;
• Transmettre et partager aux collègues ses connaissances/ses expériences professionnelles participant à l'amélioration des pratiques et organisation de service en accord avec l'encadrement et les médecins;
• S'intégrer et s'impliquer au sein d'une équipe afin de répondre à des objectifs professionnels communs (collaboration, circulation des informations pertinentes...) ;
• Savoir être adapté à la pratique professionnelle en psychiatrie et aux situations rencontrées ;
• Donner des informations claires aux usagers dans la limite de son champ d'activité.
• Modalités de recrutement :
• Grade : Secrétaire Médicale
• CDD renouvelable
• Rémunération selon grille de la fonction publique hospitalière après reprise de l'expérience professionnelles
• Reprise d'ancienneté effectuée.
• Prise en charge de 75% des frais des abonnements Tisséo, Sncf et Vél

ÔToulouse.

• CGOS (CE) : prestations sociales, aides remboursables logement, CESU, chèques vacances, voyages, chèques culture.
• Congés annuels : 25 CA + 3 CA soumis à conditions et RTT (entre 14 & 19 jours selon la catégorie professionnelle).
• Dispositif d'accompagnement personnalisé à l'installation pour les nouveaux arrivants sur la région toulousaine (logement, démarches administratives, intégration professionnelle et familiale et découverte de la nouvelle ville).
• https://www.ch-marchant.fr/web/Gerard_Marchant/214-travailler-au-chgm.php