Secrétaire médicale aux explorations neurologiques et centre du sommeil F/H

Métier

Assistanat secrétariat - secrétariat

Type de contrat

Titulaire ou CDI

Service d'affectation

Explorations neurologiques et centre du sommeil

Présentation du service

Service d’explorations fonctionnelles multidisciplinaires, physiologie, centre du sommeil

Présentation par secteur:

• Explorations fonctionnelles respiratoires (Secteur non concerné par le poste à pourvoir)
• Explorations rénales et métaboliques, ostéodensitométrie (Secteur non concerné par le poste à pourvoir)
• Explorations cardio‑vasculaires (échodoppler cardiaque et vasculaire, holters tensionnels et cardiaques, épreuves d’effort, électrocardiographie) (Secteur non concerné par le poste à pourvoir)
• Explorations neurologiques et sommeil (électroencéphalographie, polysomnographie, polygraphie ventilatoire, pathologies du sommeil) (Secteur concerné par le poste à pourvoir)
• Explorations neurologiques, hôpital BEAUJON (électroencéphalographie) (secteur non concerné par le poste à pourvoir)

COMPOSITION DE L’EQUIPE: Chef de service Pr Marie‑Pia D’ORTHO

Equipe médicale: 1 PUPH Chef de service et référent du sommeil, 1 PUPH responsables des explorations rénales, 1 PUPH responsables des explorations cardiovasculaires, 2 MCUPH, 6 PH temps‑plein, des praticiens attachés, 2 CCA.

Equipe paramédicale: 1 cadre de santé paramédicale, 19 infirmiers, 12 aides‑soignants, 3 manipulateurs d’électroradiologie médicale, 3 techniciennes de laboratoire, 4 secrétaires.

Vos missions

Missions permanentes

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des patients, des familles et des professionnels de santé
• Informer, orienter et conseiller les usagers
• Créer, gérer et mettre à jour les dossiers administratifs des patients
• Vérifier la conformité des informations administratives
• Gérer les rendez‑vous et les agendas médicaux en fonction des priorités et des urgences
• Organiser les consultations, examens et hospitalisations (HDJ, HDS)
• Assurer le suivi administratif des prises en charge des patients
• Saisir et suivre les données médico‑administratives (dont le codage de l’activité)
• Rédiger, mettre en forme et diffuser les comptes rendus médicaux après validation
• Mettre à disposition les comptes rendus dans ORBIS
• Traiter les courriers, mails, fax et en assurer le suivi
• Classer et archiver les dossiers médicaux et documents administratifs
• Renseigner les outils de suivi d’activité
• Élaborer les plannings prévisionnels des médecins et en assurer la validation mensuelle
• Participer aux staffs de programmation et en rédiger les comptes rendus

Missions secteur d’activité Accueil et gestion des rendez‑vous

• Prendre et organiser les rendez‑vous via les outils (ORBIS, AGHATE, téléphone, etc.)
• Assurer le bon déroulement des programmations: les consultations, les examens, HDJ, HDS
• Accueillir et gérer les flux de patients (y compris en zone d’attente)
• Coordonner la prise en charge et les déplacements des patients (logiciel de transport)

Missions ponctuelles

• Participer aux actions de formation liées au poste
• Accompagner les nouveaux professionnels dans leur prise de fonction
• Participer aux réunions de service
• Contribuer aux projets d’amélioration du service

Profil recherché

SAVOIR‑FAIRE REQUIS

• Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
• Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire
• Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez‑vous des hôpitaux de jour et de semaine
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
• Respecter le secret médical, et la discrétion professionnelle
• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d’activité
• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
• S’exprimer avec professionnalisme auprès d’une ou plusieurs personnes en physique, par téléphone ou par mail
• Avoir le sens relationnel et de la réserve
• Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
• Travailler en équipe pluridisciplinaire et en réseau
• Maîtriser l’outil informatique et les logiciels métiers

Connaissances associées

• Connaissances opérationnelles en :
  • Bureautique
  • Codage des actes
  • Communication
  • Droits des usagers du système de santé
  • Organisation et fonctionnement interne de l’établissement
• Connaissances en vocabulaire médical
• Connaissances générales en réglementation des archives

Qualités professionnelles requises

• Faire preuve de rigueur
• Organiser son travail de manière efficace
• Savoir rendre compte de son activité
• Respecter la hiérarchie
• Être assidu et ponctuel
• Manifester un intérêt pour les secteurs médico‑techniques

Schéma horaire

Jour

Temps de travail

7h30

Horaires de travail

L’amplitude horaire est de 8h30-16h30, du lundi au vendredi, sur la base de 7h36 ou 7h30 par jour,

Télétravail

Oui

Langues

Français

Niveau

3- Niveau professionnel