Secrétaire médical / médicale (H/F)
Missions générales permanentes :
1. Accueil- Secrétariat
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Accueil téléphonique
Assurer le premier niveau de contact entre l'UTEEP, les acteurs de l'ETP du GH et l'extérieur (information des usagers et des professionnels)
Recevoir et orienter les communications téléphoniques
Transmettre les messages téléphoniques
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Gestion du temps
Planifier les activités: agenda des activités du service, invitations, élaborer et mettre à jour les plannings de réunions
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Traitement du courrier
Courrier entrant : Prendre connaissance du courrier, l'enregistrer, le transmettre
Courrier sortant : Rédiger les réponses à partir des indications fournies, l'enregistrer, l'expédier
(courrier postal, mail, fax) et l'archiver
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Gestion des documents, saisie et mise en page
Trier, scanner, classer et archiver les documents « papier », brochures, ouvrages, documents informatiques
Rédiger les courriers, notes, rapports, compte-rendu de réunion, tableaux, diaporamas .
Aide à la formalisation et à la réception des documents nécessaires à l'envoi de nouveaux programmes ETP à l'ARS
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Gestion des contacts
Mettre à jour les annuaires, listings de contacts, listes de diffusions
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Gestion des fournitures de bureau
Suivre l'état des stocks de fournitures de bureau, identifier les besoins, établir les commandes et
vérifier la conformité des livraisons
2. Communication
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Rechercher et diffuser les informations nouvelles afin d'actualiser les connaissances professionnelles
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Travailler en réseau avec les différentes catégories professionnelles en intra et extra hospitalier
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Recenser les activités d'ETP sur le territoire
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Réalisation de supports de communication
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Elaborer les plaquettes, brochures, cartes de visites .
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Participation à des réunions type Comité ETP ARS île de France
PREREQUIS
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Diplôme de secrétaire
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Ou Baccalauréat professionnel de secrétariat
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Expériences professionnelles dans le domaine du secrétariat médical
QUALITES REQUISES
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Etre capable de gérer des tâches diverses, de traiter des informations provenant de sources variées et d'interagir avec différents interlocuteurs
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Etre polyvalent(e), autonome : Capacité d'initiative et de coordination
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Sens de l'organisation et des responsabilités
Savoir anticiper et planifier la charge de travail
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Respecter la confidentialité des informations traitées
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Esprit d'équipe
