Secrétaire médical(e) F/H - service Cardiologie

Accueil, information, orientation, communication

• Accueillir téléphoniquement et physiquement les patients et leurs accompagnants
• Assurer la transmission des informations nécessaires aux équipes de soin

Accueil administratif du patient

• Assurer l’exhaustivité et l’exactitude des données administratives du patient dans le logiciel de GAP (Gestion Administrative du Patient)
• Vérifier et consolider l’identité du patient et de ses droits (assurance maladie, mutuelle ou organismes complémentaires)

Planification de la prise en charge

• Gérer et organiser les rendez-vous, les hospitalisations ou les examens des patients
• Garantir l’optimisation du parcours patient
• Gérer les agendas des médecins

Tenue du dossier patient

• Gérer de façon sécurisée l’information médicale du dossier patient
• Relire et mettre en forme des comptes rendus médicaux
• Préparer le dossier médico-administratif du patient pour les hospitalisations et consultations
• Recueillir tous les éléments nécessaires à la création du dossier et vérifier leur cohérence
• Préparer les documents médico-administratifs (y compris certificats médicaux, ordonnances, bons de transport) et les faire signer par les médecins

Codage de l’activité, facturation et encaissement

• Saisir les actes (CCAM et NGAP), selon l’application des règles de facturation liées au parcours de soin du patient
• Facturer les séjours d’activité externe en appliquant la règlementation en vigueur, et encaisser si reste à charge patient
• Détecter et être réactif sur les dossiers patients présentant une nécessité d’intervention d’une tierce personne dans la prise en charge administrative avant la prise en charge médicale (Assistantes sociales, responsables…)
• Suivre les dossiers en attente / litigieux en lien avec les divers acteurs (PASS, assistantes sociales, patients, AMO, AMC…)
• Transmettre au service comptabilité les données concernant les règlements reçus

Administration

• Gérer le courrier
• Gérer les fournitures de bureau et consommables (commandes)
• Gérer les imprimés pour le secrétariat (reprographie)

Compétences et aptitudes requises :

• Sens de l'accueil et de la prestation de service au patient et à ses accompagnants
• Maitrise des méthodes de travail du secrétariat médical (rédaction, planification, communication)
• Sens de l'organisation, gestion des priorités et efficacité professionnelle
• Bonne maitrise des outils numériques de l’établissement : Orbis, Evolucare, Kiamo, Mysjslbox, Outlook, Word, Excel, et logiciels métier spécifiques
• Connaissance de l’organisation et du fonctionnement interne de l’hôpital
• Savoir traiter et résoudre des situations agressives ou conflictuelles
• Sens du travail en équipe et capacité d’adaptation
• Conscience et rigueur professionnelle
• Assiduité et ponctualité