Secrétaire institut de formation H/F

SECRETAIRE INSTITUT DE FORMATION H/F COORDINATION GENERALE DES INSTITUTS DE FORMATION CDD 3 MOIS RENOUVELABLE

• TEMPS PLEIN A POURVOIR A COMPTER DU 01 OCTOBRE 2026 I.

Présentation générale du CHU Composé d'environ 2 700 lits et places, le CHU de Poitiers s'étend sur 5 sites (Poitiers, Châtellerault, Loudun, Lusignan, Montmorillon) répartis sur l'ensemble du territoire de la Vienne.

Etablissement de soins de référence à vocation régionale, le CHU de Poitiers assure à la fois une mission de proximité pour les 436 000 habitants de la Vienne et une mission d'appel régional et de recours pour les 1,8 million d'habitants du Poitou-Charentes.

Le CHU de Poitiers est organisé en 15 pôles d'activités cliniques et médico-techniques.

Avec près de 8 000 professionnels, il constitue le premier employeur de la Vienne.

II.

Poste proposé

• Missions générales

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• Assurer les activités de d'accueil et de secrétariat liées à la formation des étudiants
• Assister le directeur adjoint et la responsable de la coordination pédagogique dans la réalisation de leurs missions administratives
• Collaborer et si besoin remplacer les secrétaires de l'IRFPS Activités :
• Gestion administrative des dossiers de suivi de scolarité des étudiants
• Dossiers des financements des étudiants :

-

• Constitution des dossiers de prise en charge :

Rémunération Région

• Pole emploi
• Transition pro
• Promotion professionnelle etc...
• Elaboration des conventions financières de formation
• Suivi des dossiers de financement
• Transmission du présentéisme aux organismes financeurs

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• Suivi du présentéisme et absentéisme des étudiants
• Gestion des validations :

préparation des documents d'évaluation, convocation des étudiants, convocation des jurys, saisie des notes sur Forméis

• Gestion de la certification :

préparation et envoi des documents à la DREETS en lien avec sa collègue du site de Poitiers.

• Gestion administrative générale et accueil

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• Assurer l'accueil physique, téléphonique et électronique des étudiants, candidats, intervenants, visiteurs et partenaires.
• Orienter les demandes vers les interlocuteurs compétents et assurer une réponse de premier niveau.
• Gérer le courrier entrant et sortant, les boîtes mails fonctionnelles et les documents institutionnels.
• Mettre en forme, diffuser et classer les courriers, notes, convocations, comptes rendus et documents administratifs.
• Organiser l'archivage physique et numérique selon les règles de confidentialité, de conservation et de traçabilité.
• Participer à la continuité administrative de l'institut, en lien avec le directeur.
• Veiller à la mise à jour du site internet
• Gestion de la scolarité et du parcours étudiant

-

• Constituer, contrôler et mettre à jour les dossiers administratifs des étudiants tout au long de la formation.
• Assurer le suivi administratif des inscriptions, réinscriptions, attestations, certificats de scolarité et pièces justificatives.
• Préparer les documents de rentrée et accompagner la mise à jour des informations nécessaires aux étudiants.
• Saisir et actualiser les données dans le logiciel de scolarité Forméïs et les fichiers de suivi.
• Suivre les absences, justificatifs, retards de pièces et informations administratives nécessaires au parcours de formation.
• Préparer les éléments administratifs relatifs aux évaluations, commissions, jurys, validations semestrielles et diplomation.
• Contribuer à la préparation des éléments nécessaires à la certification des étudiants auprès de la DREETS.
• Suivi administratifs des parcours spécifiques :

apprentissage (avec le CFA Sup), adaptations de scolarité liée à l'inclusion ou le statut de sportif de haut niveau.

• Gestion pédagogique et logistique des enseignements

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• Participer à la planification administrative des enseignements, en lien avec l'équipe pédagogique.
• Diffuser et mettre à jour les emplois du temps, informations pédagogiques et documents utiles aux étudiants et intervenants.
• Créer, déposer ou organiser les supports administratifs sur la plateforme pédagogique e-Notitia selon les procédures définies.
• Préparer les listes d'émargement, convocations, feuilles de présence, documents d'évaluation et supports de suivi.
• Assurer le lien administratif avec les intervenants extérieurs :

informations pratiques, documents nécessaires, éléments de paiement.

• Contribuer à l'organisation matérielle des cours, réunions pédagogiques, jurys, examens et temps institutionnels, reprographie de documents pédagogiques
• Si besoin, orientation ou accompagnement des intervenants sur les différents lieux de formation
• Gestion administrative des stages

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• Préparer, suivre et classer les conventions de stage et documents réglementaires associés.
• Mettre à jour les bases de données des terrains de stage et les coordonnées des interlocuteurs.
• Assurer la traçabilité des documents obligatoires :

conventions, attestations, évaluations, fiches de présence et justificatifs.

• Transme...